加强当前乡镇社会保险档案管理的探究

摘要：伴随着我国经济社会的快速发展和城乡一体化进程的加速推进，乡镇社会保险体系这一保障民生、促进社会和谐稳定的重要基石，其重要性也愈加凸显。社会保险档案不但关乎广大乡镇居民的切身利益，也是政府实施社会保障政策、进行社会保障管理服务的重要依据。然而，当前乡镇社会保险档案管理仍面临诸多挑战，影响了档案管理的效率和准确性。因而，笔者结合乡镇社会保险档案管理特点，对如何加强管理展开探讨。

关键词：乡镇；社会保险；档案管理

引言：

由于乡镇地区经济发展水平相对滞后，信息化程度不高，档案管理专业人才匮乏等因素，乡镇社会保险档案管理存在诸多问题。一方面，管理制度不健全，档案管理流程不规范，档案分类不明确，导致档案利用效率低下，甚至存在档案丢失、损坏的风险。另一方面，多数乡镇地区档案管理的信息化力度较为薄弱，档案信息共享机制不健全，难以实现跨地区、跨部门的业务协同。面对这一系列挑战，加强当前乡镇社会保险档案管理显得尤为重要和迫切。

一、乡镇社会保险档案的特点

（一）数量多、种类杂

乡镇地区的社会保险档案主要包括参保人的身份信息，详细缴费记录及其各项社会保险报销与发放等诸多内容。由于乡镇社会保险档案的种类繁多，档案管理部门在收集、整理、归档等环节上必须做到细致入微。因此，不但要确保每一份档案都包含所有必要的信息，并且信息准确无误，还需保证每一份档案都与其对应的参保人员相匹配，避免出现信息错位或遗漏的情况。

（二）信息化程度不一

据了解，部分乡镇由于资金、技术等方面的限制，仍采用传统的纸质档案管理方式，这种方式存在诸多弊端，不但占用较多存储空间，而且后续检索提取时投入成本较大，更容易遭受损坏。相比之下，另一部分乡镇已开始尝试电子档案管理，利用计算机技术和网络技术对档案进行数字化存储和管理。尽管如此，依然有一些乡镇在电子档案管理方面，存在信息化基础设施不完善、档案管理软件功能单一等现象。

二、乡镇社会保险档案管理现状分析

（一）管理制度不健全

由于缺乏明确的档案管理流程，档案管理人员在处理档案时可能随意性强，使档案处理效率低下，甚至出现档案丢失或损坏的情况。再者，对所收录的档案进行类别划分，有助于后续档案管理工作的推进。但实际上，部分乡镇档案管理部门在档案分类上并未制定统一标准，致使档案分类混乱，增加了检索难度。此外，管理制度不健全使乡镇档案管理部门在档案利用方面存在限制，继而引起档案借阅流程繁琐、档案复制费用高昂等问题。

（二）硬件设施落后

根据相关调查发现，当前一些乡镇档案管理部门的档案存储环境简陋，缺乏必要的温湿度控制和防尘措施，这使其管理的档案容易损坏。还有部分乡镇地区的档案检索设备落后，仍依赖传统的手动翻阅、卡片检索等检索方式。如今，信息技术与计算机技术的广泛普及与应用，使档案管理工作从传统转而向电子档案管理发展。相比之下，乡镇地区在电子档案管理方面的推进却面临一定阻碍。

（三）人员素质参差不齐

近年来，电子档案已得到更为广泛的应用。这种档案管理形式的演变，使其对档案管理人员的要求也在逐步提升。然而，实际现象时，一些偏远乡镇地区档案管理人员的能力却参差不齐。较为明显的原因是，他们在上岗前没有接受相关技能培训，如此便不熟悉实际的工作流程。但在信息化时代，乡镇地区的档案管理工作要求也较高。而不少乡镇档案管理人员依然存在计算机操作技能不足、对档案管理软件不熟悉的问题。

（四）信息安全性与保密性不足

此外，信息化程度的提高，使得乡镇社会保险档案管理面临着更大的信息安全和保密挑战。有关资料表明，乡镇档案管理部门在构建电子档案系统时，忽视了系统的安全性和稳定性，导致系统存在漏洞，容易被黑客攻击或病毒侵入。而且，在对相关档案数据信息进行传送或保存期间，也没有提前做好保密措施。加上部分人员缺乏深入的认识，安全意识不足，还可能会在与除却工作人员之外的他人交谈期间随意泄露档案内容，都严重影响着档案管理工作水平的提升。

三、加强乡镇社会保险档案管理的策略与建议

（一）完善管理制度与规范

为加强乡镇社会保险档案管理，必须制定或修订档案管理标准，明确档案管理的全流程、详细分类及科学编码等核心要求。从社会保险档案一开始的接收环节，到整理、保管和应用、鉴定与销毁的过程中，都要明确制定具体的操作标准。同时，需着重强化档案分类与编码规则，通过统一的分类标准和科学的编码体系，确保档案的规范化和标准化管理。另外，最好对其管理制度进行定期评估和改进。

（二）提升信息化水平

在信息化时代，乡镇地区开展社会保险档案管理工作，也要大力推进电子档案系统建设，实现档案的电子化存储和高效检索。对此，可以积极学习并引入一些更为先进的软件系统，将其应用在社会保险档案管理工作中，借此实施数字化存储与自动分类、智能检索。还要巧妙应用云计算等现代化的技术对档案管理流程进行不断地优化和调整，使档案管理工作的信息化水平得到极大提升。

（三）加强人员培训与能力建设

在档案管理工作期间，管理人员自身的专业技能与职业操守关乎档案管理工作的质量与效率。正因如此，乡镇地区也要重视对相关人员的综合素质培训。可以根据档案管理工作的要求变动与技术引入情况，实施相关的理论与技能培训工作。更要始终强调档案管理安全的重要性，使所有档案管理人员都从自身做起，共同为该项工作的安全保驾护航。同时，招聘具有档案管理、信息技术等相关背景的专业人才，进一步增强档案管理团队的专业性和创新能力。

（四）强化安全保障措施

社会保险档案对于人民大众的隐私与个人权益，以及社会的稳定发展都有较为深远的影响意义。因此，相关单位必须对此加以重视。在此基础上，加强档案存储环境的监控和维护，可安装温湿度监测设备、配备防尘防虫设施，为档案管理提供合适的环境。同时，要定期对档案管理数据进行备份，做好数据备份测试工作。通过部署网络入侵检测系统（IDS）、实施网络访问控制等，防止外部攻击和内部泄露。此外，对敏感信息进行加密存储和传输，确保档案信息在存储和传输过程中的安全性。

四、结束语

本文在分析了乡镇社会保险档案管理存在的问题及其成因的基础上，提出了完善管理制度、提升信息化水平、加强人员培训与能力建设等多方面的策略与建议。希望能够为解决乡镇社会保险档案管理中存在的瓶颈问题，推动档案管理向规范化、标准化、信息化方向迈进贡献一份力量。然而，加强乡镇社会保险档案管理工作还有较长的道路要走。未来，还必须持续关注乡镇社会保险档案管理的发展动态，不断优化档案管理策略，提升档案管理水平，为构建更加完善的社会保障体系贡献力量。

参考文献

[1]毕文超.社会保险业务档案规范化管理工作研究[J].兰台内外，2024，（34）：64-67.

[2]毕文超.试论社会保险业务档案信息化管理[J].黑龙江档案，2024，（04）：76-78.

[3]樊川.新时代完善县级社会保险档案电子化管理的对策[J].办公室业务，2024，（16）：55-57.