事业单位档案数字化建设面临的问题与措施研究

摘要：数字化技术的进步和创新应用逐渐在社会各个领域的发展中体现出较为显著优势。在这种技术应用环境下，事业单位档案管理工作正在不断面临着更加完善的标准和需求挑战。对此，单位档案管理部门要想提升档案在管理期间的质量和效率，就需要将数字化技术在档案建设中实现应用，最终推进档案管理工作的进步。

关键词：事业单位；档案数字化建设；面临问题；措施研究

引言

随着社会有关部门对于事业单位发展要求的逐渐提升，单位内部档案管理工作是促进各项工作开展的关键环节。现阶段在数字化技术不断应用和发展的社会环境中，事业单位档案管理工作要想在原有基础上进一步提升，就要将档案实现数字化建设。同时，档案管理部门也要在建设期间集中分析可能存在的融合问题，并制定针对性解决措施，最终在这种数字化建设环境中提升档案管理质量和效率，促进事业单位档案数字化的创新转型。

1事业单位档案数字化建设面临的问题

1.1技术问题

首先，在事业单位的档案数字化建设期间，由于不同单位可能选择不同的档案管理系统进行数字化工作，这就会在实际的建设工作中造成系统之间的不兼容性。数据交换和共享变得困难，档案信息无法实现有效整合和共享，增加了工作的不便和效率低下。同时，不同系统的稳定性也存在差异，可能出现系统崩溃、数据丢失等问题，给档案管理工作带来了极大的风险和不确定性。其次，档案数据具有重要性和保密性，尤其是对于事业单位的档案管理工作来说，一旦发生数据泄露、丢失或受到病毒攻击等安全事件，将对单位造成严重的损失和影响，会单位后续的档案管理工作和其他各项工作的开展造成较为严重的影响。

1.2资源和投入问题

除了技术安全性的问题，在档案的数字化建设中，也会因为资金的原因造成档案数字化建设的滞后。首先，档案数字化需要大量资金用于购买硬件设备如扫描仪、存储设备、软件工具以及人员培训等方面。但是由于部分事业单位关于档案建设的相关资金存在使用不合理或者短缺的现象，这就会造成导致在档案数字化项目中投入不足。并且由于资金紧缺，项目推进速度较慢，甚至会因为缺乏必要的设备和技术支持而陷入困境，无法顺利完成数字化工作。其次，在事业单位的档案数字化建设期间，为了保证技术在实际的档案运行工作中体现较为显著的优势，就需要单位在管理期间投入具备专业知识和技能的人才，但也会因为单位缺乏相关人才储备，这就会造成在数字化档案建设工作开展期间，管理部门难以针对工作的实际需求招聘到具有相关的专业人员，进而影响数字化工作的成果。

2事业单位档案数字化建设面临问题的解决措施

2.1资金投入不足问题

首先，在事业单位的档案数字化建设工作中，要想保证各项建设工作的顺利有序推进，管理部门就要通过对资金进行合理规划和分配，以确保资金用于关键环节和必要设备的购置，避免出现浪费或不必要的支出。例如，可以根据项目的优先级和紧急程度确定资金分配的重点领域，确保关键设备的购置和人员的培训得到充分保障。其次，单位可以在数字化对建设中对原有基础上积极争取部门的资助或合作伙伴支持，实现在实际建设工作中能共同承担数字化建设的费用。有关部门通过在后续结合事业单位数字化档案建设的实际需求，提供资金支持或补助项目，而合作伙伴的参与也可以为项目注入新的资源和技术支持，推动项目进展和提升效率。另外，通过建立长远的数字化规划，单位可以在预算中考虑到档案数字化的持续需求和投入，确保项目不仅能够启动，还能够持续发展和改进，从而在单位的发展中推动档案数字化建设向前发展，并确保数字化工作的持续性和成功性。

2.2专业人才短缺问题

首先，事业单位在数字化档案建设中，也要着重对于专业人才的培养，保证能在数字化的档案建设中实现各项管理环节的有序高效推进。对此，事业单位管理部门通过为员工提供系统性的培训课程，包括档案管理理论、数字化技术应用等方面的知识，单位可以有效提升员工在档案数字化工作中的专业能力和水平。并且培训内容可以结合人才不同岗位和需求量身定制，确保员工掌握必要的技能和工作方法。其次，在数字化的档案建设期间，单位也可以考虑招聘具备档案管理、信息技术等专业背景的人员，以补充现有团队的人才短板。这些专业人才需要具有丰富的档案管理经验和数字化专业知识，能够为单位的数字化档案建设工作的开展带来新的思路和技术支持，推动档案数字化工作的顺利进行，也能在档案数字化建设工作中帮助有关管理部门及时解决各项数字化的问题，推进档案数字化管理工作的高质量开展。

2.3制度管理问题

事业单位档案管理部门需要结合实际的数字化档案管理需求，制定档案管理相关政策、制度和流程，明确各级责任人员的职责和权限，确保数字化工作有序进行。同时在档案管理期间，有关人员也要为档案数字化工作设立专门的管理部门或岗位，负责制定具体的工作计划、监督执行情况，并及时协调解决问题。并且，在针对数字化档案建设期间，工作人员也要集中体现数字化的管理优势，逐渐在管理工作中简化数字化过程中的流程和环节，减少不必要的步骤和重复工作，提高工作效率。此外，要设立质量控制点，对每个环节进行严格的质量把控和审核，确保数字化结果的准确性和完整性。最终在这种管理制度完善的建设环境中，有助于提升工作效率、提高数字化质量，同时为单位未来的数字化工作奠定坚实的基础。

结语

综上所述，随着数字化技术的不断进步和发展，在事业单位建设中，档案管理工作要想在这种技术应用中提升开展质量和效率，就要加强对于档案建设中数字化技术的融合。并在这一过程中集中解决在数字化建设期间可能面临的问题，针对问题制定解决措施，最终在数字化技术建设中，实现既能提升档案管理的质量和效率，又能促进事业单位档案管理和建设迈向新高度。

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