新形势下电子人事档案在人力资源管理中的作用

摘要：传统的纸质档案管理模式存在工作量大、步骤繁琐、信息难以提炼等问题，而电子人事档案通过应用现代信息技术，实现信息快速共享和跨区域流动，极大提升案管理的效率和质量。本文将深入分析电子人事档案在人力资源管理中的具体应用和作用。

关键词：新形势；电子；人事档案；人力资源；管理

引言：在企业的现代化进程中，人才的重要性日益凸显出来。人事档案管理直接关系到一个企业的可持续发展。由于现代科技的整合运用，企业的人事档案管理正朝着数字化和电子化的方向发展，它可以对员工的个人信息进行全面、动态的记录管理，为企业的人才选拔和聘用提供支持[1]。

一、新形势下电子人事档案在人力资源管理作用

相比纸质档案，电子档案的存储量大、管理简便，减轻了档案管理人员的工作负担。通过专业软件，档案管理者可以实现对档案的更精确化分类、统一收集、归档、检索和调用，整个流程处于集成化处理模式，降低了人工成本和工作强度。虽然电子档案存在被篡改和泄露的风险，但通过采取一系列安全措施，如加密、备份和身份验证等，能显著提高信息的安全性。例如，将电子档案设置为只可读模式，防止他人更改信息；通过双机备份制度，确保档案在设备故障时不丢失；利用防火墙等技术，防范黑客攻击和病毒入侵。电子人事档案使得信息资源可以实现跨区域流动，方便在不同部门和地区之间进行信息共享。这为人资管理部门提供了更为全面和准确的信息，有助于科学用人、公平用人和规范育人[2]。

二、新形势下电子人事档案在人力资源管理策略

（一）优化人事档案电子化建设

第一，基础资料的收集与整理。包括员工入职时的个人资料、职业履历、历次培训记录及业绩考核结果等。为确保资料的全面性与客观性，采用填表或在线申请等方式，鼓励员工主动提供详尽信息，在项目建设期间，持续收集并整理相关员工资料，形成完整的个人档案。第二，资料的安全储存与便捷访问。企业可根据自身实际情况，选择内部服务器或云存储方案进行数据存储。在此基础上，通过对数据进行加密、访问权限控制和周期性备份，保证数据的完整性和安全性，对数据进行有效的保护。第三，定期更新和维护人员电子档案。在员工个人资料、工作职位有变动时，系统应能迅速反映这些变化，确保档案的时效性与准确性。定期对档案中过期或无效的资料进行清理，维护档案的精简与高效。企业需制定严格的制度与流程，确保员工个人信息的安全与合规使用。在此基础上，科学构建电子人事档案系统，满足企业人力资源管理的需求，充分尊重并保护员工的隐私权[3]。

（二）增设电子简历

在构建电子人事档案管理系统的基础上，增设电子简历管理功能，无疑为企业的人才招聘带来了革命性的变革。这一功能的加入，提高招聘工作的效率，优化人力资源管理的成本结构，为企业的人才战略注入了新的活力。电子简历管理的自动化存储与处理能力，极大地减轻了招聘人员的工作负担。在招聘流程中，无论是通过邮件接收的简历，还是现场收集的纸质简历，都可以轻松扫描或转换成电子文件，并自动导入到电子简历管理系统中。电子简历管理功能提供了强大的简历查询与筛选能力。当企业需要寻找特定背景或技能的候选人时，管理者只需在系统中输入相应的关键字或条件，系统即可迅速筛选出符合条件的简历清单。同时，该系统还实现了对简历进行多维度管理和评估。利用该系统提供的标签分类功能，管理者可根据不同的需要将简历分类标注，从而方便后续人员的筛选与比对。系统支持按照预先设定好的评价标准，对简历进行评分和排序，保证所招聘到的人才真正符合岗位的需求[4]。

（三）优化绩效管理

电子人事档案系统为绩效考核提供了坚实的数据支撑，管理者可以随时查阅员工的绩效考核报告，了解员工的业绩表现和存在的问题，并及时给予反馈和指导。这种即时性的沟通有助于员工及时调整工作状态，提升工作效率，增强员工与管理者之间的信任与沟通，营造积极向上的工作氛围。电子人事档案系统在员工激励与奖励方面发挥着重要作用。在业绩评估的基础上，对其进行适当的激励，比如调整工资、晋升机会或者进行培训等，这样才能让员工的工作热情和创造性得到最大程度的发挥。电子档案的透明性和公平性确保了奖励分配的公正性，避免内部矛盾和不满情绪的产生。另外利用系统中的大数据分析技术，可以对员工的历史业绩数据进行深入挖掘和综合分析，识别优秀、有发展潜能的员工，并为他们建立目标明确的发展规划。有助于企业留住核心人才，为企业的未来发展储备更多的优秀人才资源[5]。

（四）推动员工培训和发展

为了更有效地提升员工的专业技能和综合素质，推动企业的长远发展，需要充分利用电子人事档案系统来优化员工培训与发展管理。对员工个人信息的全面收集和深入分析，精准地了解每位员工的培训需求和职业发展意愿。这为管理者制定个性化培训计划提供了科学依据，确保培训内容与员工实际需求的高度契合，从而提高培训效果，让员工在培训中真正受益。在具体的培训实施过程中，管理者可以实时查询员工的培训记录和成果，动态调整培训计划。在实际的培训工作实施过程中，系统的信息共享功能引导员工共享培训经验、学习资源，促进员工之间的交流与合作。这种协同与共享提升员工的学习效果，促进企业内部学习环境的建设，形成积极向上的学习氛围，为企业的可持续发展注入源源不断的动力。

（五）优化员工福利和离职管理

在人力资源管理领域，福利与离职管理直接关系到企业能否构建稳定的人才队伍，以及能否有效应对人才流动带来的挑战。结合电子人事档案系统的应用，可以对福利和离职管理模式进行一系列创新。电子档案系统详细记录每位员工的福利待遇、保险信息以及假期余额等关键数据。有助于管理者全面把握员工的具体需求，为福利的精准发放提供有力的技术支持。借助系统的智能化管理，确保每位员工都能享受到公平、合理的福利待遇，增强员工的归属感和忠诚度。传统的离职手续往往繁琐复杂，容易引发纠纷。而借助电子人事档案系统，对离职程序进行标准化、流程化管理。管理者只需在系统中及时更新员工的离职申请、离职原因和离职日期等信息，即可为后续的工资结算、离职手续处理等环节提供准确的数据支持。这样一来提高了离职管理的效率，还能有效避免潜在的法律风险，确保公司的稳定发展。此外离职调查与反馈也是改进企业管理的重要环节。通过构建完善的电子记录系统实现离职调查表的在线发送和回收，利用问卷调查的方式，深入了解员工的离职原因和对组织的评价，为企业的改进和创新发展提供宝贵的参考意见。

结语：

电子人事档案在新形势下的人力资源管理中发挥了重要作用，提升了管理效率，提高了信息安全性，促进了管理精细化。企业应充分认识到电子人事档案的优势，采取切实可行的实施策略，实现人事档案管理的现代化和科学化。

参考文献：

[1]陈镇华. 新形势下电子人事档案在人力资源管理中的作用[J]. 中国产经， 2022， （22）： 94-96.

[2]王杏如. 新形势下电子人事档案在人力资源管理中的作用[J]. 文化产业， 2022， （01）： 91-93.

[3]张小月. 电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用[J]. 智库时代， 2019， （19）： 31+33.

[4]黄小倩. 电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用[J]. 河北农机， 2019， （03）： 85.

[5]王丽丽.电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用[J].纳税，2018，12（27）：235.