数智时代档案数字化转型的本质解析和发展趋势

摘要：随着数智时代的来临，大数据、5G技术大力应用到日常工作和生活的各个领域，给档案管理带来了革命性的改变，然而，由于人口老龄化的加快，离退休老年人档案的数字化转型成为优先发展的项目。本文主要叙述了数字化档案的基本概念，离退休老年人档案管理现状，档案数字化转型的本质解析，最后分析了档案数字化转型的发展趋势。

关键词：数字化档案；老年服务机构；转型解档；发展趋势

在“十四五”全国档案事业发展规划中，将档案信息化建设列入档案发展的重要保障举措，面对人口老龄化加剧，离退休老年人服务工作中的身体健康、心理健康问题日益增多，管理难度和工作量日益增大，对离退休老年人档案管理的数字化转型的要求也相应地增高。因此，抓好离退休老年人档案数字化转型的本质解析和发展趋势的研究具有十分重要的意义。

一、数字化档案的基本概念

数字化档案具体是指在计算机网络基础上，将各种载体的档案资源以数字化手段存储在一起形成一个有序结构的档案信息库。其作为一种全新的档案信息管理模式，最大的优势是通过网络化形式相互连接实现资源的同步共享，给使用者带来使用便利。数字化档案具有以下几方面优势：①替代原件，减少原件的使用频率，显著延长原件保存的时间。②分化出多个数字化副本分地保存。采用数字化手段备份需要永久或者长期保存的重要档案，并将副本分地保存。③通过数字化手段恢复档案材料被损坏的字迹。借助计算机扫描等先进技术对档案进行处理，恢复档案中字迹模糊或者出现褪变的部分。④高效办公。通过数字化手段及时有效归档档案资料并同步共享，使之在日常办公中快速发挥作用。⑤提升经济成效。通过数字化手段有效管理档案，以机读档案替代传统纸质档案，减少了空间占用的同时降低保管费用，以此同时相关使用人员仅通过计算机可以快速便捷查阅所需资料，减少因为多次复印资料而产生的成本浪费。

二、离退休老年人档案管理现状

当前，我国进入了离退体高峰期，在有些国企离退休人员的总人数甚至超过了在职职工总人数，且离退休人员的人数还在逐年增加，因此，在离退休档案管理上存在不少问题。主要表现在如下几个方面：

（一）企事业单位对离退休人员档案管理的投入有限

由于企事业单位都面临着生产经营和经费控制的压力，尽管离退休人员的总人数在逐年增加，但是，在离退休人员档案管理的投金投入十分有限，要实现离退休人员档案的数字化管理升级缺乏应有的软硬件设备投入，导致离退休人员档案管理比较随意、不够规范的现象时有发生。

（二）离退休人员健康需求提高对档案数字化升级要求迫切

随着离退休人员对自身健康、保健和养老的日益提高，需要给离退休人员建立详细的健康档案，还有不少离退休人员在异地与子女居住和回老家居住，需要给离退休人员建立居位信息档案，这些档案虽然建立起来了，但是，需要实现异地远程查询依然不方便，这无疑给离退休人员档案的数字化转型升级提出了新要求，必须实现离退休人员档案的随时异地远程查询调取，方便离退离人员的生活。

（三）离退休人员档案数字化升级对专业技术人才需求增大

人才是最宝贵的资源。要实现离退休人员档案的数字化转型升级，加快档案信息化建设，人才是关键，必须依然一批既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。这就需要抓好现有的档案业务人员的专业技术培训，同时，抓好优秀人才的引进工作，不断优化人才队伍的结构，为实现离退休人员档案的数字化转型升级提供有力的人才队伍支撑。档案数字化管理有什么优势

三、档案数字化转型的本质解析

数字化转型的本质是组织或企业利用数字技术和工具来改变其业务模式、流程和价值创造方式，以适应和应对现代数字化经济的需求和挑战。对于离退休老年人档案在过去一向不被企事业单位重视，但随时离退休老年人群日益庞大，管理难度越来越大，需要投入的成本和人力不断攀升，离退休老年人档案的数字化转型成为必须实现数字化转型升级。其本质特征如下：

（一）利用数据分析和数学模型指导离退休机构优化服务

数字化的一个重要方面就是通过对大量数据进行分析和挖掘，找出其中的规律和趋势，并将其应用于业务决策和优化。包括使用数学模型和算法来对数据进行建模和预测，以指导业务策略和决策。通过数字化技术，可以帮助离退休管理机构收集、存储和处理大量的数据离退休人员的信息，如，年龄、居住情况、身体状态、子女信息等，然后，利用数据分析工具和技术，构建相关的数学模型指导业务。如，可以从这些数据分析中提取有价值的信息和值得关注的情况，发展问题可以提前进行提示、告知其子女或居住的社区工作者，不断优化离退体老年人的服务工作。

（二）帮助离退休机构破解提高服务质量难题

传统的档案管理业务模式和运营方式面临着各种挑战和限制，而档案的数字化转型可以帮助离退休服务机构组织实现业务流程的优化和效率提升。通过引入自动化、智能化和数据驱动的方式，可以简化离退休人员的档案查询流程、节约时间、降低成本，并且有利用掌握离退休老年人对进入养老院、家政服务、残障用具等服务需求，及时搭建相关社会服务机构与离退休老年人沟通的桥梁，破解如何更好满足离退休老年人的多种服务需求难题，提高离退休老年人的服务质量。

（三）有利于离退休服务机构组织开展各种老年文化活动

离退休老年人都是企事业单位宝贵的财富，他们呈现为企事业单位的发展奉献了毕生的心血我精力，他们中有的呈经在领导岗位工作过，有的是劳模工匠，有的是文体骨干，在他们离退休后依然可以为企事业单位的发展奉献余热，通过实现离退休老年人档案的数字化转换升级，可以利用数字技术和工具来实现更高效、灵活、创新和智能化的信息采集，及时发现离退休老年人参加企事业单位文化活动数据的收集、存储、分析和应用，可以丰富企事业单位的文化活动，极大地推进精神文明建设。

四、档案数字化转型的发展趋势

根据当前技术的持续发展，档案管理将向多元化、网络化，多媒体化、智能化和虚拟化的方向发展。

（一）互动式档案馆

参观者进入到传统的档案馆展厅，多是通过观看展品以及读取展品相关介绍的方式了解展览的展品。一旦互动式档案展厅取代传统的档案馆展厅，参观者进入互动式档案馆之后，通过手势与实物档案进行良性互动，“会说话”档案与参观者之间有了更多的互动交流，进而给参观者带来全新的参观体验。

（二）烟雾报警系统

档案库房利用分布式物联网结合烟雾报警系统，实时全分散监测大楼各个区域的气流和温度等并加以控制。

（三）档案库房管理

在全新的档案库房管理模式中，每一件实物档案具有均有属于自己特定的RFID标签，该标签显示档案来源、背景信息、存放地点等与之相关信息。使用者借助物料网实时了解不同物品的归属类型、数量以及存放位置等准确信息。

（三）3D虚拟现实

档案馆充分发挥物联网技术作用创设出全三维、逼真的虚拟档案场景。用户通过计算机技术在虚拟场景中自主选择行走路线并与之互动。

（三）移动办公

搭建出符合物联网应用要求的GPRS/TD/WSN （无线传感器网络）融合网络，借助移动终端作用不受时间、空间限制地进行上传、查找档案的操作。