提高工程档案质量和管理水平的思路探析

摘 要：工程档案对工程质量管理工作具有关键作用。工程项目在建设过程中不可避免会产生大量的文件资料，根据相应的具体规定，工作人员需要对档案展开归纳和留存，从而形成工程档案。工程档案涉及的信息非常重要，是否具有高质量以及完善的工程档案，会对工程日后的建设起到重要参考作用。

关键词：工程档案；质量管理；思路探析

工程档案的完整性会对项目的顺利展开、后期运行产生直接影响。在不同类型的工程档案管理过程中，档案的收集，汇总，归纳以及储存等多个步骤融合成有机整体。无论哪一个步骤出现问题，都会对档案资料的完整性造成不利。所以，工作人员要站在实际出发，提升工程档案的管理质量以及管理水平，促使工程项目建设更具有规范性。

1 工程档案管理的理论基础

1.1工程档案管理的含义

建筑工程档案指的是建设单位，按照国家的相关法律在质量监督部门的带领下，去全方位系统收集建筑工程项目。其包含的内容比较广泛，主要有以下这几点。在建筑施工全过程所涉及的施工材料，施工设备相关资源的使用以及储存；施工现场中所有工种之间的联系以及互相产生的影响，从而形成的文件资料、不同工种的图纸和相应规范。进行建筑工程档案管理的价值在于：可以收集施工全过程相关的所有信息资料进行保管；对工程实施过程中所有的文件，材料和技术都应该做到妥善处理。

1.2工程档案管理的特征

工程档案管理工作是由专业的工作人员去收集项目展开过程中的信息。并将这些资料应用在项目的后期建设中，可以起到参考作用。在档案管理工作的操作中，需要重视以下这几点。首先，档案管理工作的内容具有复杂性，繁多性特点。其涉及的项目类型比较多，在收集文件时要重视归纳工作。其次，工程档案材料对数量和质量都有着较高要求，需要对不同种类的材料以及不同规格的材料、性质等类型进行明确划分。这要求工程建设过程中运用的资源也要具有差异性。

1.3工程档案的内涵

工程档案管理的内涵是对项目中所包含的一切资料展开记录，并且使用整理和分类的方式构成文件，主要存在以下这几点特点。工程档案具有内容广泛性。其蕴含了建筑施工单位和其他部门以及工作人员，在工程全过程的所有活动。工程档案具有数量丰富性，以及真实性。档案信息量庞大且复杂性高。建设工程项目中涉及的一切资料都具有独立意义，存在特定的属性。

工程档案是从项目最初的提出立项、审批以及最终的验收等多个阶段，全过程产生并应该归档、储存的文字、表格或者是图纸等一切材料。这也是进行建设项目管理工作的基础内容。

进行工程档案管理工作是展开项目建设工作的必然需求，也是国家的要求。如果不展开工程档案质量管理工作，那么档案就处于散漫的管理状态，这不利于收集档案资料，对档案的整理和管理工作都会造成不利。结果还会对工程的后期建设和验收工作造成阻碍。进行工程档案质量管理工作的更大目的是实现现实和历史的重任。

1.4工程档案的管理方式以及范围

建设工程进行档案管理的主要方式是对工程中一切涉及的内容展开记录，并归纳构成文件资料。在施工现场进行工作时，工作人员就可以运用电子计算机，达成资料共享，或者是将单一数据与其他数据融合。建立专业的机构或者是企业内部的部门，全方位的了解建筑项目的实施全过程，清晰把控档案管理的对象以及工作范围，建筑工作人员的具体操作。档案管理工作的内容主要有工程施工的资料整理、材料管理、竣工验收等多个方面。

1.5工程档案的作用

目前社会经济迅猛发展，这推动我国对基础设施建设的重视程度提高。而工程项目档案是建设过程中承担“记录者”角色的工作。使用所有信息都进行归纳和分类的方式，给工程建设提供出更真实有效的数据。让项目在维修和扩建等步骤可以更顺利的实施。尤其是影音档案，可以做到全方位的记录工程项目的建设过程。

工程档案质量的高低主要取决资料是否完整以及真实。建筑工程从最初的开工到竣工都要展开资料归档，利于提升工程质量，并且为施工提供更真实的依据。

通过工程档案的记录获取建设过程中不同环节的信息，能够为工作的展开起到辅助作用，促使管理控制水平的提高，加大各类资源的利用效率。促使工程档案管理水平的提高，不仅可以推动施工流程更加规范有序化，对工程今后的长远发展也存在现实意义。

2 目前工程档案管理现状

对于档案管理工作，我国比较重视制度规范化建设，要求不同区域在档案管理中都应该具备制度化的标准，且颁发了相应的档案管理文件。文件内部清晰明确不同主体的工作要求和职责，保障档案资料的完整性和真实性。工作人员要使用更科学有效的控制手段，促使档案部门可以做到依法效能，从而达成工程档案管理工作的规范化和标准化。但在档案工作的实际实践过程中，依旧具有项目负责人不重视档案管理工作、档案员工作形式单一或者是弄虚作假的问题，这都需要解决。

3 促使工程档案质量和管理水平上升的相关对策

3.1 提高工程档案作用的宣传力度

工程的参建人员是档案形成的核心，必须要保证人员的思想是规范的，让他们了解工程档案对工程项目建设具有的重要性，才可以进一步保障档案管理工作的落实。所以，档案管理部门需要在日常提高宣传力度，保障工程项目，不同岗位的工作人员都可以认识，并且慢慢提升对档案的重视程度。那么在工程建设初期，就需要明确项目负责人的职责和权限，要求负责人了解掌握档案管理工作的内容。从材料收集和归档等比较细微的步骤入手，保障档案管理工作可以与项目建设的进度同步。负责人要重视对工程档案资料进行宣传，将档案工作贯穿于工程建设的过程。从而有效提高档案管理工作的有效性和真实性。

3.2 设置完善的档案管理制度机制

为了推动工程档案管理工作进一步得到落实，那么就需要建设档案管理制度，推动不同工作都可以得到有序开展。工程项目在最初的立项阶段就需要建设出前、中、后期的资料管理机制。在这个过程中，要求每位工作人员遵守档案的相应规则，明确各参建单位的实际责任。在此基础之上，严格监管档案的收集信息和报送过程，确保档案整体质量。推动档案管理机制可以得到落实，在项目的实施过程中，档案主管部门需要展开系统性的监督。根据相应的具体规定，比如档案的验收方法和管理规定，设置出全方位的监督机制，保障档案工作的准确性。

3.3 提升过程参与，展开同步管理

档案管理人员要全过程融入项目中，从项目的提出和筹划开始，直到最终的竣工阶段，需要保障制度完善，进行项目的全过程控制。工作人员也需要在工作之余积极学习档案的相关法律法规，严格按照相应的标准展开档案管理，进行不同步骤档案资料的收集和汇总等工作。同时，还要展开严格的审查，保障工程档案资料的完整性和准确性。在工程竣工的验收过程中，建设单位需要与管理人员共同参与，推动工程竣工验收与资料验收。

3.4 使用新技术进行创新管理

为了提升工程档案管理资料的水平，工作人员要正确运用计算机技术等途径，设置出信息化的档案管理模式。档案管理人员需要掌握信息技术手段才可以设置管理模式，使用网络和计算机建设出电子文件类的资料，从而达成档案管理工作的标准化。不仅可以降低劳动消耗，同时还可以提升管理的效率。

4 结束语

总而言之，重视提升工程档案的质量以及管理水平，可以实现工程档案管理工作的科学化发展，促使档案工作价值的呈现。相关从业人员需要从建设的每一个环节入手，将档案管理视角贯彻到工程建设的各个阶段，高质量的档案管理工作，会对高质量的工程建设起到积极作用。

参考文献：

[1]刘俊伟.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].兰台内外，2020（1）：20-21.

[2]李建华.加强工程档案管理对促进工程质量的作用探讨[J].兰台内外，2020（1）：61-62.

[3]张琬.加强工程档案管理对促进工程质量的作用探讨[J].办公室业务，2020（9）：126-127

作者简介：唐国珍（1971.8）女，本科，高级政工师 从事工作：档案管理