论提升基层烟草企业人事档案工作水平

一、当前基层烟草企业人事档案工作的现状与问题

（一）取得的成效

在制度建设上，部分烟草专卖局结合自身实际，制定了一系列人事档案管理规章制度，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行规范，为人事档案工作的开展提供了一定的制度保障。在基础管理方面，多数烟草专卖局设立了专门的档案库房，配备了必要的档案装具和设备，档案保管条件得到一定改善。在档案材料的收集归档上，建立了常态化材料收集机制，逐步加强了对干部职工各类材料的收集力度，档案的完整性得到一定提升。档案的数字化建设，通过扫描等方式将纸质档案转化为电子档案，为人事档案的查阅利用提供便利。

（二）存在的问题

思想认识存在偏差，重视程度不足。存在“重业务、轻档案”现象。对人事档案工作的严肃性和规范性认识不足，在档案材料的收集、审核、归档等环节存在敷衍了事的情况。制度体系不够健全，执行力度有待加强。制度内容不够细化，缺乏具体的操作规范和标准，导致在实际工作中难以准确把握和执行。在档案材料的收集范围、审核标准、归档时间等方面没有明确的规定，使得档案工作人员在工作中无所适从。制度缺乏系统性和连贯性，各项制度之间存在衔接不畅的问题，难以形成有效的管理合力。制度执行力度不够，存在有章不循、执章不严的现象。档案内容不够规范，信息质量有待提升。档案材料不完整，部分任职、调动等重要材料缺失。干部职工学历学位证书、职称资格证书、考核材料、奖惩材料等没有及时收集归档。数字化建设滞后，管理效能不高。数字化程度较低，大部分人事档案仍以纸质形式存在，电子档案建设进展缓慢。数字化标准不统一，不同地区、不同单位的人事档案数字化建设缺乏统一的标准和规范，导致电子档案的格式、内容不一致，难以实现信息共享和利用。数据安全存在隐患，在档案数字化过程中，由于缺乏有效的安全防护措施，容易导致档案信息泄露、丢失或篡改。管理人员队伍建设薄弱，专业素养有待提高。人事档案管理人员是人事档案工作的具体执行者，其专业素养和业务能力直接影响人事档案工作的水平，基层烟草企业虽设置专职人事档案管理员，但身兼多项工作，且县级局没有专门的人事档案管理岗，人员变动多，业务不够熟练，尤其是在开展专项审核认定中对政策把握不够准确，与实际操作有脱节。

二、提升基层烟草企业人事档案工作水平的对策与路径

（一）强化思想认识，提升政治站位

提高政治站位，充分认识人事档案工作的重要意义。要从党管干部、党管人才的高度，深刻认识人事档案工作在党的组织建设和干部队伍建设中的重要地位和作用。人事档案是党组织了解干部、识别干部、使用干部的重要依据，是维护干部职工合法权益的重要保障。加强宣传教育，营造重视人事档案工作的良好氛围。加强对人事档案工作法律法规、政策制度和业务知识的宣传教育，提高全体干部职工对人事档案工作的认识。

（二）健全制度体系，夯实规范基础

完善制度内容，明确操作规范。要根据《中华人民共和国档案法》要求，对现有的人事档案管理制度进行修订和完善。明确档案材料的收集范围、审核标准、归档时间、保管期限、查阅利用、转递交接等各个环节的操作规范和具体要求，使档案管理工作有章可循、有据可依。在档案材料收集方面，要明确各类材料的收集责任主体、收集时间和收集要求。在档案审核方面，要制定严格的审核标准和流程，确保档案材料的真实性和准确性。加强制度衔接，形成管理合力。要加强各项人事档案管理制度之间的衔接和协调，形成相互配合、相互制约的制度体系。将人事档案管理制度与干部选拔任用制度、考核奖惩制度、教育培训制度等有机结合起来，使人事档案工作与其他组织人事工作相互促进、协同发展。强化制度执行，严肃责任追究。加大对人事档案管理制度执行情况的监督检查力度，对违反制度规定的行为要严肃追究责任。

（三）优化档案内容，提升信息质量

加强档案材料收集，确保档案完整性。建立健全档案材料收集机制，明确收集责任，确保各类档案材料及时、完整地收集归档。加强日常收集，档案管理人员要定期与组织人事、教育培训、纪检监察等部门沟通联系，及时收集干部职工的招录聘用、考察考核、职务任免、职称评聘、教育培训、奖惩处分等材料。加强对个人提供材料的审核，要求干部职工提供的档案材料必须真实、有效。严格档案材料审核，确保档案真实性。建立健全档案材料审核机制，对收集到的档案材料进行严格审核，确保档案材料的真实性和准确性。加强初审，档案管理人员在接收档案材料时，要对材料的完整性、规范性进行初步审核，对不符合要求的材料要及时退回并要求补充完善。加强复审，组织人事部门要定期对档案材料进行复审，重点审核材料的真实性和逻辑性，对发现的问题要及时核实并予以纠正。加强专项审核，在干部选拔任用、职称评聘、表彰奖励等重要环节，要对相关人员的档案材料进行专项审核，确保档案信息的真实可靠。规范档案材料整理，确保档案规范性。做好档案材料的分类、编号、装订等工作，使档案材料条理清晰、便于查阅。加强对档案材料的字迹、纸张等方面的检查，对不符合要求的材料要进行技术处理或复制，确保档案材料的耐久性。及时更新档案内容，根据干部职工的工作变动和个人情况变化，要及时补充和更新档案材料，确保档案信息的时效性和准确性。

（四）推进数字化转型，提升管理效能

制定数字化建设规划，明确发展目标。结合实际情况，制定科学合理的人事档案数字化建设规划，明确数字化建设的目标、任务、步骤和保障措施。要按照“统一规划、分步实施、标准先行、安全可控”原则，有序推进人事档案数字化建设。在规划中要明确数字化建设的范围、内容和技术标准，确保数字化建设工作的规范有序进行。统一数字化标准规范，实现信息共享。建立健全人事档案数字化标准规范体系，统一电子档案的格式、内容、元数据等标准，确保不同地区、不同单位的电子档案能够实现互联互通和信息共享。加强档案管理系统建设，提升智能化水平。要加大对档案管理系统的研发和投入力度，建设功能完善、安全可靠的人事档案管理系统。该系统应具备档案信息采集、存储、查询、统计、分析、利用等功能，能够实现对档案信息的全程管理和监控。强化数据安全保障，确保档案信息安全。加强硬件设施建设，配备必要的安全防护设备，如防火墙、杀毒软件、数据备份设备等，确保档案数据的物理安全。加强软件系统安全管理，建立严格的用户权限管理机制，对不同用户的操作权限进行明确规定，防止档案信息泄露。加强数据备份和恢复管理，定期对档案数据进行备份，并建立完善的数据恢复机制，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复。加强对档案数字化过程的安全监管，对档案扫描、录入、传输等环节进行严格监控，防止档案信息在数字化过程中出现泄露、丢失或篡改。

（五）加强队伍建设，提升专业素养

优化人员配备，充实工作力量。要根据人事档案工作的实际需要，合理配备人事档案管理人员，确保档案管理工作有人抓、有人管。要设立专门的人事档案管理岗位，选拔政治素质高、责任心强、业务能力好的人员从事档案管理工作。

加强教育培训，提升专业能力。建立健全人事档案管理人员教育培训机制，定期组织开展专业培训和业务学习，不断提升管理人员的专业素养和业务能力。培训内容应包括档案法律法规、政策制度、业务知识、信息技术等方面，培训方式可采取集中培训、专题讲座、交流研讨、实践操作等多种形式。要鼓励档案管理人员参加专业学历教育和职业资格认证考试，不断提升自身的专业水平。健全激励机制，激发工作热情。建立健全人事档案管理人员激励机制，对在档案管理工作中表现突出的单位和个人进行表彰奖励，调动档案管理人员的工作积极性和主动性。

参考文献

[1]《中国档案》杂志，国家档案局主管，中国档案杂志社主办，2022-2025 年期刊

[2] 《档案管理》杂志，河南省档案馆主管主办，2022-2025 年期刊

[3] 《烟草科技》杂志，中国烟草总公司郑州烟草研究院主办，2022-2025 年期刊

[4] 《中华人民共和国档案法》，2021 年修订版

[5] 《人力资源》杂志，辽宁社会科学院主办，2022-2025 年期刊

作者简介：张小卉，女，1992 年 12 出生，大学本科学历，2015年 04 月参加工作，经济师 / 助理馆员，干部监督与人事档案管理员。