人工智能时代高校人事档案管理信息化探究

前言

随着人工智能技术的迅猛发展并广泛应用，使我们踏入全新智能化时代，在这一时代背景下，各行各业都积极探寻与人工智能的融合之路，以提升工作效率、优化管理流程。高校作为人才培养与科学研究的重要阵地，其人事档案管理工作面临新挑战与机遇。由于传统人事档案管理方式效率低、信息检索不便，且数据更新滞后，满足不了当前高校人事管理需求，因此，研究人工智能在高校人事档案管理信息化中的应用具有重大且迫切的现实意义。

本研究旨在借助先进人工智能技术的引入，使高校人事档案管理朝着智能化、高效化、便捷化发展，从而提高人事档案管理的准确性和效率、降低人工成本，为高校人事数据的分析提供更全面、深入的支持。同时优化高校人力资源配置、提升管理决策水平，推动高校人事档案管理工作的创新发展，为其他行业人事档案管理信息化提供借鉴。因此这一研究具有重要理论价值和实践意义，对推动高校人事档案管理工作现代化进程具有积极作用。

、高校人事档案管理信息化的重要性

高校顺应时代发展潮流必然要选择人事档案管理信息化，传统高校人事档案管理模式多靠人工操作，资料收集、整理、归档时既耗时又耗力，还易出现人为失误，档案信息的准确性和完整性难以保障，而信息化管理则不同，它能借计算机技术快速录入、存储和检索档案数据，大大提高管理效率，减少出错几率，保证档案信息及时准确，给高校人事决策提供可靠依据，并且高校人事档案内容丰富，教职工个人基本信息、教学科研成果、职称评定材料等都在其中，是高校人才资源的重要信息库，信息化管理能充分挖掘这些数据价值，深度分析统计，给高校人才引进、培养、调配等提供数据支持，有助于高校制定人事战略规划，优化师资队伍结构，提高整体竞争力。

二、人工智能时代高校人事档案管理信息化发展路径

（一）构建智能化档案管理系统

高校需要引入先进的信息技术，打造出智能化的人事档案管理系统，这系统需要具备强大的数据采集功能，从而能够从各部门业务系统中自动提取教职工相关信息，如教学管理系统里的授课记录、科研管理系统中的项目成果等，这样就能实现档案信息实时更新同步，避免人工重复录入的繁琐和错误。同时，利用人工智能的自然语言处理技术，对档案中的文本信息进行智能识别与分类，例如将教职工的学术论文、获奖证书等各类文档按照既定规则进行精准分类存储，方便后续的查询与调用。此外，系统还应具备智能检索功能，通过关键词、语义理解等技术，让管理人员和教职工能够快速准确地找到所需档案信息，如同在一个庞大的知识库中精准定位到自己想要的知识节点，极大地提升档案利用的便捷性。

（二）加强数据安全与隐私保护

在人事档案管理信息化推进过程中，数据安全与隐私保护极为关键，高校得建立完备的数据安全防护体系，运用加密技术存储和传输档案数据以保证数据在网络环境中的安全、避免数据泄露与被篡改，运用先进加密算法把教职工个人敏感信息数据加密，使其在传输时变成一串无意义的密文，只有合法解密操作才能还原内容，严格制定数据访问权限管理制度，按照不同人员职责和需求设定不同权限，保证只有授权人员能访问相应档案信息。同时，普通教职工只能查自己人事档案信息，部门负责人能按工作需要在限定范围查本部门教职工档案信息，这种精细权限管理可有效保护教职工个人隐私，还要定期审计和监测数据安全状况，及时发现处理潜在安全风险，为人事档案管理信息化创造安全可靠环境。

（三）提升管理人员的信息化素养

高校人事档案管理想要在人工智能时代实现信息化，不可或缺有专业素养和技能的管理人员，高校得加强对人事档案管理人员的培训，让他们掌握先进信息技术和人工智能知识，且熟知智能化档案管理系统操作与维护，定期安排管理人员参加信息技术培训课程，学习数据库管理、网络安全、人工智能应用等知识，并将所学用于实际档案管理工作。同时要培养管理人员的数据意识，使他们明白数据在人事档案管理中的重要性，且会用数据分析工具对档案数据加以分析挖掘，从而给高校人事管理提出有价值的决策建议，管理人员可分析教职工教学评价、科研成果等数据，发现教职工教学科研的优劣，进而针对性地制定教师培训计划和激励措施以推动教师专业发展。另外，还需要鼓励管理人员开展信息化管理的研究创新，摸索适合高校人事档案管理信息化的新模式新方法，不断提高管理水平。

三、结论

综上所述，高校人事档案管理信息化在人工智能时代面临着前所未有的机遇与挑战，通过构建智能化档案管理系统可以确保安全与隐私保护得以加强、管理人员信息化素养得到提升，高校人事档案管理能高效化、精准化、科学化，人事档案数据价值也能充分挖掘，高校发展也能得到有力支持。因此，高校在未来发展时需要不断关注人工智能技术最新动态，并持续优化人事档案管理信息化建设，从而让它更好地服务高校人才培养、科学研究和社会服务职能，推动高校在人工智能时代高质量发展。

参考文献：

[1] 杨 悦 . 基 于 人 工 智 能 的 高 校 档 案 管 理 数 字 化 建 设 策 略 [J]. 兰 台 内外，2025，（13）：28-30.

[2] 朱晓 红. 基于 人工 智能 技术 的高 校档 案管 理安 全性 研究 [J]. 兰台 内外，2025，（13）：22-24.

[3]黄伟红.基于数据挖掘与智能分析的高校档案管理体系构建分析[J].兰台内外，2025，（06）：75-77.

[4] 彭鸿. 浅谈大数据时代学校人事档案管理信息化建设[J]. 四川劳动保障，2024，（03）：114-115.

[5]谢慧婷.高校人事档案管理数字化探索——评《大数据时代的高校人事档案管理创新》[J].热带作物学报，2021，42（10）：3104.

[6]杨舒然.大数据时代下的高校人事档案管理中的挑战及应对途径探讨[J].现代营销（信息版），2020，（04）：180-181.