企业档案资源的开发与利用探析

引言：企业档案是企业在生产、经营、管理等各项活动中形成并具有保存价值的历史记录，蕴含着丰富的企业信息资源，是企业重要的无形资产。随着市场经济的发展和企业竞争的加剧，企业档案资源的开发利用越来越受到重视。合理开发利用企业档案资源，可以为企业的决策制定、业务拓展、企业文化建设等提供强大的支撑，从而提升企业的核心竞争力。但是目前许多企业对档案资源的开发利用不够重视，存在着诸多问题，限制了档案资源价值的发挥。深入研究企业档案资源的开发利用具有十分重要的现实意义。

一、企业档案资源开发与利用的重要意义

（一）为企业决策提供依据

企业档案详细记录着企业过去经营情况、市场动向、技术研发等信息。通过对企业档案资源加以分析，企业管理层便能知晓企业发展进程中的经验与教训，掌握市场走向，从而在制订战略规划，开展投资决策，确定产品研发方向等方面作出更为科学合理的判断，缩减决策风险。以企业开发新产品为例，查阅以前的市场调研档案，产品研发档案，就能知晓消费者需求变动，技术发展趋向，防止出现重复研发，资源浪费，提升新产品的市场成功率。

（二）助力企业业务拓展

企业档案中的客户档案、如合作项目档案等都是企业开展业务拓展所必不可少的资料。对企业来说，通过整理、分析客户档案，可以帮助企业了解客户需求喜好，消费习惯等情况，从而向客户推出更个性化的产品与服务，以提升客户满意度和忠实度；同时也能展现出企业过往合作的成绩与实力，从而吸引更多的合作伙伴，拓展业务范围。在公司参与招投标项目的时候，过去与客户进行过合作并且取得成功的项目的档案资料就会成为证明企业实力的一张王牌，提升企业中标几率。

二、企业档案资源开发与利用存在的问题

（一）档案资源开发利用重视不足

部分企业管理者对于档案资源的重要性认识不足，将档案管理工作当成一项辅助性、事务性工作，认为档案资源的开发利用不能直接产生经济效益，因此在人力、物力、财力等方面投入不足。企业档案管理部门缺少必要的设备和技术支撑，档案管理人员的工作积极性和主动性受到冲击，档案资源开发利用工作也就很难开展起来。此外，企业员工对档案资源的利用意识比较淡薄，在工作当中很少会主动去查阅和利用档案资料。

（二）档案管理信息化水平较低

信息技术飞速发展，传统档案管理方法已不能适应企业对档案资源开发利用的需求。很多企业的档案管理信息化创建缓慢，档案数字化程度低，档案管理系统功能不完善，缺少对档案资源的整合与共享，企业各个部门之间档案信息难以互通，造成信息孤岛，档案资源的利用效率低。而且缺少先进的信息技术手段，档案资源的检索，剖析等开发利用工作也受到限制，档案资源的价值无法得到充分发挥。

（三）档案资源开发与利用人才匮乏

企业档案资源的开发与利用需要档案管理专业知识、信息技术知识以及相关业务知识的复合型人才。而目前很多企业的档案管理人员专业素质良莠不齐，一些档案管理人员缺乏现代档案管理理念和技术，不能适应档案资源开发利用工作的新要求。而且企业对档案管理人员的培训和培养也不够重视，没有建立完善的人才培养机制，造成档案管理人员的知识和技能不能及时更新，不能适应企业档案资源开发利用工作不断发展的要求。

三、企业档案资源开发与利用的优化策略

（一）强化企业档案资源开发利用的重视程度

企业管理者要认识到档案资源开发利用的重要性，将档案管理工作纳入到企业整体发展战略规划当中去，加大对于档案管理工作方面的投入力度。企业可以成立专门的档案管理部门，并且配备相应的办公设施以及工作人员，从而为企业开展档案资源开发利用工作给予支撑。企业还要加强员工的宣传教育工作，提升员工对于档案资源利用的认识水平，促使员工在日常工作中主动查阅并运用档案资料，营造出良好的档案资源利用氛围。企业可建立健全档案管理工作考核机制，将档案资源开发利用工作纳入到绩效考核体系里面来，对于表现突出的部门及个人给予奖励，对于工作不到位的情况则实施督促整改。

（二）推进档案管理信息化建设

企业要加大档案管理信息化创建力度，引进先进的档案管理软件与设备，推进档案数字化进程，将纸质档案变成电子档案，提升档案资源存储和管理效能。企业要塑造起完备的档案管理系统，做到档案资源的集中管理与共享，冲破部门间的壁垒，通过档案管理系统，企业员工可以方便快捷地查阅并利用档案资料，改进档案资源的利用效能。此外，企业可以利用大数据，人工智能等前沿科技，对档案资源展开深入挖掘和分析，给企业决策赋予更为精确的信息支撑。比如，用大数据技术去剖析客户档案，找出客户潜藏的需求，为企业的营销策略制订给予依据。

（三）健全档案资源开发利用人才培养机制

企业应该重视档案管理人员的培养和引进，形成完善的人才培养机制。一方面，企业可以同高校、职业院校等展开合作，开展档案管理专业人才培养项目，定向培养具备专业知识和技能的档案管理人才。另一方面，企业应加强对于现有档案管理人员的培训，定期举办业务培训和技术交流活动，更新档案管理人员的知识和技能，提升他们的业务水平和综合素质。企业也可促使档案管理人员参加有关的职业资格考试及继续教育，优化自身专业能力，企业应给予档案管理人员良好的职业发展前景和待遇，以吸引并留住人才，为企业的档案资源开发利用工作给予人才支撑。

（四）档案资源开发利用方式的创新探索

企业要积极寻找多种档案资源开发利用的方式，深入挖掘并加工档案资源。企业可根据自身业务需求及发展战略，对企业档案资源展开系统分析与研究，开发出具备针对性与实用性的档案信息产品。如企业可利用档案资源来撰写企业发展历程，制作企业宣传片，进行专题研究等工作。企业还可以同外部机构展开合作，联手开发利用档案资源，进一步扩展档案资源的利用范围和影响力，如企业可以同历史研究机构，文化部门等开展合作，开展企业历史文化研究和宣传工作，从而改善企业的文化软实力。企业应当充分发挥互联网以及新媒体平台的作用，拓宽档案资源的流传途径，优化档案资源的社会关注度和利用率。

四、结论

企业档案资源的开发与利用属于企业发展过程里必不可少的环节，对企业的决策制定，业务拓展，文化塑造以及权益保护等方面有着非常重要的意义。但是目前企业档案资源开发利用方面仍存有诸多问题，这值得企业管理者以及档案工作人员予以高度重视。通过加大对档案资源开发利用的重视力度，推进档案管理信息化进程，完善人才培养体系并更新开发利用形式等优化策略的运用，可以有效地改善企业档案资源开发利用水平，将档案资源的价值充分发挥出来，从而为企业可持续发展赋予强劲的动力。在今后的发展进程中，企业应当持续探寻并革新档案资源开发利用的模式，顺应时代发展的步伐，使企业档案资源在企业发展当中发挥出更大的功效。

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