基于“数字化”背景下的高校二级学院教学秘书工作效率提升路径研究

一、引言

数字化浪潮正推动全球高等教育向智能化、精细化管理转型。教育部《教育信息化 2.0 行动计划》明确提出“以教育信息化带动教育现代化”，高校教学管理作为教育体系的核心环节，其数字化转型已成为必然趋势。教学秘书作为二级学院教学管理的“神经末梢”，承担着教学计划执行、学籍管理、信息传达、档案归档等关键职能，其工作效率直接关系到教学秩序稳定与人才培养质量。

然而，当前多数高校二级学院教学秘书工作仍存在数字化应用浅表化、流程繁杂、数据孤岛等问题。传统“人工主导、经验驱动”的工作模式难以适应数字化时代的教学管理需求，导致工作效率低下、师生满意度不高等现象频发。因此，探索数字化背景下教学秘书工作效率提升路径，既是破解教学管理痛点的现实需要，也是推动高校治理能力现代化的重要课题。

二、数字化背景下高校二级学院教学秘书工作的现状

（一）教学秘书工作的核心职能与数字化需求

根据《普通高等学校教学管理要点》，二级学院教学秘书的核心职能可概括为“服务、协调、管理”三大类，具体包括：教学服务：课程排课、教材征订、考试组织、成绩管理等；信息协调：师生沟通、教学通知传达、跨部门协作等；数据管理：学籍档案、教学质量数据、报表统计等。

数字化背景下，这些职能的需求发生显著变化：一是实时性需求，如疫情期间线上教学的实时调度；二是精准性需求，如学生成绩数据的动态分析；三是协同性需求，如跨学院、跨部门的资源共享。

（二）工作现状调查与问题诊断

基于问卷调查（有效回收率 93% ）与访谈结果，当前教学秘书工作存在以下突出问题：

1. 数字化工具应用浅表化

78% 的教学秘书表示“常用工具仅为Excel、微信等基础软件”，专业教学管理系统（如教务系统）的功能使用率不足 50% ； 42% 的学院存在“多系统并行但数据不互通”现象（如教务系统、学工系统、财务系统各自独立），导致重复录入工作频繁。

2. 工作流程繁琐且标准化不足

教学秘书日均处理事务性工作占比达 75% （如文件打印、数据核对），重复性劳动耗时长； 63% 的受访者认为“学院内部工作流程缺乏统一标准”，导致新任秘书上手慢、老秘书效率低。

3. 数字化能力与岗位需求不匹配

82% 的教学秘书未接受过系统的数字化技能培训，面临“数据处理能力不足”“智能工具不会用”等困境；年轻秘书擅长技术操作但缺乏教学管理经验，资深秘书经验丰富但数字化适应性弱，能力断层现象明显。

三、数字化背景下高校二级学院教学秘书工作的挑战

（一）数字化带来的机遇与挑战

机遇

1. 技术赋能效率提升：人工智能（如智能排课算法）、大数据（如

教学质量预警系统）等技术可替代 60% 的事务性工作；

2. 数据驱动决策优化：通过教学数据分析，实现“粗放管理”向“精准服务”转型，如个性化学生学业指导；

3. 协同模式创新：数字化平台打破时空限制，推动师生、部门间的高效协同，如线上教学资源共享库。

挑战

技术适应成本：数字化工具的学习与应用需要时间成本，部分教学秘书存在“技术焦虑”；

数据安全风险：教学数据包含学生隐私、考核信息等敏感内容，数字化过程中易出现泄露风险；

角色定位困惑：传统“行政执行者”角色与数字化时代“数据分析师”“流程优化师”等新角色的冲突，导致身份认同模糊。

四、数字化背景下高校二级学院教学秘书工作的展望

（一）技术赋能：构建一体化数字服务平台

1. 整合现有碎片化系统

推动教务系统、学工系统、财务系统等数据接口开放，建立“一站式”教学管理数据中台。例如，某高校通过 API 对接实现学生选课数据与教材征订系统自动关联，使教材征订效率提升 40% 。

开发移动端办公工具，实现“随时、随地、随身”办公。如利用微信小程序处理请假审批、成绩录入等高频事务，减少纸质流转环节。

2. 引入智能化技术工具

应用 RPA（机器人流程自动化）处理重复性工作，如自动生成教学任务书、批量导入成绩数据。案例显示，某学院引入 RPA 后，每月事务性工作时间减少60 小时。

借助AI技术优化决策，如智能排课系统通过算法平衡教室资源、教师时间与学生需求，排课冲突率降低 85% 。

3. 建设动态数据可视化平台

构建教学管理可视化平台，实时展示课程进度、学生出勤率、教学质量评价等关键指标，辅助教学秘书快速识别问题。例如，通过数据看板发现某课程学生缺勤率异常，及时联动辅导员介入干预。

参考文献：

[1] 唐魏 . 赋能与重塑：新时代高校教学秘书的转型发展 [J]. 教育教学论坛，2021（39）：48-51.

[2]华芝誉.“互联网”时代下高校教学秘书管理工作创新研究[J].大众标准化，2021（17）：175-177.

[3]李忆.大数据时代下高校教学秘书的工作现状和发展策略[J].环渤海经济瞭望，2020（04）：169-170.

[4] 尹娟 . 高职院校二级学院教学秘书工作能力提升路径探究[J]. 山西青年，2019（14）：180.

[5]刘强．高校研究生教学秘书教学管理工作水平提升的探究[J].教育教学论坛，2020( 42) : 27-28

[6] 刘瑞虹 . 大数据与人工智能时代大学教学秘书的管理工作创新研究 [J]. 办公室业务 ,2023(24):92-94.