当代高校档案工作科学发展方法与实践探究

在信息化、数字化的时代背景下，中国高校档案工作已经迎来了全新的发展机遇和挑战。为了推进档案工作的科学化、规范化和现代化，需要探索和实践一系列科学的发展方法。高校档案工作应向着规模化、系统化和智能化的方向发展，构建全面覆盖、高效便捷的档案管理与服务体系。其次，要深化档案资源的开发与利用，通过数字化技术、数据挖掘等手段，提高档案资源的 利用效率和价值，可以协助学校改进教学工作、为教改提供参考；科研档案记载的科研项目的申请、课题研究、科研成果的转化等状况，可以协助科研主管部门统筹安排各项科研工作，行政管理材料的记载，可以作为学校进行发展和处理遗留问题的依据。

一、当代高校档案工作面临的现实问题与挑战

（一）管理理念滞后，重“保管”轻“服务”

长期以来，部分高校对档案工作仅仅是管好历史资料，认为档案工作是辅助的、后勤的，缺乏“超前服务”意识。一方面，档案管理部门只是被动地接收档案，没有主动联系教学、科研、管理部门进行沟通，对各部门档案的预见性较差，导致档案收集不完整、不系统。有些高校科研项目结题时临时要求科研人员提交档案材料，很容易发生材料不齐全、不规范等问题；另一方面，档案服务仅仅是“查档借阅”的简单形式，没有对档案资源进行进一步的开发、利用，难以将档案信息资源转化为高校服务资源。例如，很多高校档案网站只是简单地介绍了档案查询程序，没有档案数据统计、档案数据库专题查询等其他服务，无法满足师生对档案利用的多方面需求[1]。

（二）数字化建设不完善，技术应用水平偏低

数字化是发展的潮流，但部分高校档案工作数字化水平较低。一是数字化水平较低，部分高校只完成了文书档案数字化扫描工程，而基建、设备、声视频等特殊档案数字化工作较为滞后，甚至仍然是纸质媒介，查找不便。二是数字化水平不统一，有些高校有些部门、有些高校不同部门的档案数字化格式、元数据标准不统一，如一些部门是 PDF 格式的档案元数据，一些部门是JPG 的数字格式，元数据字段设置各异，档案数据无法共享形成信息孤岛。三是数字化水平低，多数高校只是将数字化作为储藏方式，人工智能、大数据、区块链技术尚未运用到高校档案工作中，如未采用人工智能技术辅助档案自动分类、著录，仍然靠人工整理，未运用区块链技术确保电子档案真实、安全，法律效力无法认证等。

（三）管理机制不健全，协同性与规范性不足

高校档案工作涉及高校多个部门工作，目前多数高校尚未形成完善的协作管理机制，档案工作中存在“碎片化”。一方面，学校档案管理部门及教学、科研、行政等其他部门的职责、权利不清晰，有的部门重业务、轻档案，无专人管档案，收集不及时、不齐全，如某高校举办重大学术会议，会议召开后因组织部门未及时将参会材料移交档案部门造成重要会议材料遗失。另一方面，档案管理制度不健全，个别学校档案管理制度沿用十几年前的制度，没有根据档案法、高等学校档案管理的办法的最新要求，对档案工作各阶段没有明确规定，如对电子档案的收集、整理、归档、保管等没有具体规定，档案管理的规范性差。

（四）专业人才匮乏，队伍建设滞后

档案工作科学性、专业性较强，要求档案管理工作人员具备档案专业、历史专业、信息技术等方面的专业知识和技能，然而，当前一些高校档案工作人员队伍结构组成比例中，专业人员相对较少，大多数是兼职或转岗人员，并未接受过系统的专业档案学教育和培训，不懂、不会档案管理相关知识技能。信息技术能力不足，档案数字化建设要求档案管理工作人员具备一定的计算机技术、数据处理、网络安全等方面的知识和技能，然而当前一些高校档案工作队伍人员中部分档案管理人员信息技术较弱，导致档案数字化工作开展缓慢。队伍人员结构不稳固，由于一些高校对档案工作不重视，档案人员晋升机会和待遇不高等问题，导致许多档案管理人员选择跳槽，档案工作连续性受到影响。

二、当代高校档案工作科学发展的方法路径

（一）树立服务导向与价值引领的档案管理理

理念是行动的先导，实现高校档案工作科学发展必须首先创新管理理念。一方面，树立“服务导向”的理念，变“保管”为主动围绕高校教学、科研、管理中的中心工作提供档案服务，如通过与教育部门合作对课程建设中所需档案资料整理，服务教学、教研工作，通过与科研部门合作建立“科研档案跟踪服务制度”，从项目申报起指导科研人员规范整理档案材料，确保科研档案的齐全、完整与可利用[2]。另一方面，树立“价值引领”的理念，重视对档案资源的开发利用，挖掘档案的文物价值、数据信息价值，将档案资源转化为高校发展过程中的“活资源”，如通过建立校史专题档案数据库、科研成果档案数据库等，为校园文化建设、产学研合作提供参考；通过对档案数据的统计，为高校发展提供数据信息，变档案工作的角色为“历史记录者”为“发展促进者”。

（二）推进档案数字化转型，引入新兴技术

技术是推动高校档案工作科学发展的核心动力，需以数字化转型为基础，引入新兴技术，提升档案管理的科学性与智能化水平。加快档案数字化全覆盖进程，按照“存量数字化、增量电子化”的原则，制定科学的数字化工作计划，优先对利用率高、价值重要的档案进行数字化处理，逐步实现文书、教学、科研、基建、声像等各类档案的数字化全覆盖。在信息时代，档案管理的价值已经远远超越了简单的资料保存和查询，而是成 为了推动组织发展、提升竞争力的关键因素之一。 随着大数据、云计算等技术的飞速发展，档案管理正面临着前所未有的变革与机遇，在数字化过程中，需严格遵循国家与行业标准，统一数字化格式与元数据规范，如采用 PDF/A 格式作为电子档案的长期保存格式，按照《高等学校档案元数据规范》设置元数据字段，确保档案数据的兼容性与可用性。构建一体化档案管理信息系统，整合高校现有档案资源，构建集档案收集、整理、归档、保管、检索、利用于一体的档案管理信息系统，实现档案管理的全流程数字化。系统需具备以下功能：一是在线归档功能，支持各部门通过系统直接上传电子档案，减少人工移交环节；二是智能检索功能，支持关键词检索、分类检索、模糊检索等多种检索方式，提高档案查询效率；三是权限管理功能，根据用户身份设置不同的访问权限，保障档案信息安全；四是数据共享功能，与高校 OA系统、教务管理系统、科研管理系统等实现数据对接，打破“信息孤岛”，实现档案信息的协同共享[3]。

（三）建立协同化、规范化的档案管理机制

完善的管理机制是高校档案工作科学发展的重要保障，要完善协同管理机制、制度建设机制和监督考核机制等机制，建立健全协同、规范的高校档案管理工作机制。建立协同多部门管理机制，档案管理部门明确牵头负责管理职责，建立与学校各教学、科研、行政、基建等部门的联系沟通长效机制，签订档案管理责任状，明确部门档案工作责任。新生入学时，教务部门及时做好新生学籍档案的移交工作，科研课题结题时科研部门要督促科技人员，做好档案整理与移交工作，基建项目完工时基建部门将基建档案规范整理移交档案部门。建立高校档案工作委员会制度，由高校领导担任主任，相关部负责同志担任委员，定期召开高校档案工作会议，协商解决档案工作中的重大事项。建立健全有关档案规章制度，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合高校自身实际，建立健全档案管理制度，从档案收集、整理到档案归档、保管、利用、鉴定、销毁等一系列流程，都建立完善的管理制度。建立电子档案管理制度，规范高校档案收集、整理、归档、保管、利用等工作，使电子档案做到有法可依，制订档案工作应急预案，做好消防、抗灾、网上攻击等档案保护工作。

（四）打造专业化、复合型的档案工作队伍

人才是高校档案工作科学发展的关键，通过引进、培养、激励等途径，培育专业的复合型档案工作队伍。加大档案专业人员引进力度，优先招考档案学、历史学、信息管理与信息系统等相关专业毕业生，提升队伍素质，同时引进计算机技术人才、数据科学人才、网络安全人才等，结合档案数字化转型需求，完善档案工作人员知识结构，满足档案工作对信息技术方面的要求。加强队伍人才培训，建立人才培养机制，定期组织档案工作人员参加专业化培训，如档案学理论培训、档案管理法规培训、档案数字化技术培训、新技术培训等，如邀请档案管理专家开展档案管理专题培训，组织工作人员参加国家、地方档案部门举办的档案培训班，鼓励工作人员参加学术交流，提升业务水平[4]。同时，鼓励档案人员到兄弟单位学习，学习其教学、科研，管理等部门的工作流程，服务意识、服务能力得到了提高，完善激励机制，建立科学合理的薪酬机制、晋升机制，提高档案工作人员待遇，把档案工作成绩与评优评先评好挂钩，充分调动档案工作者工作热情。

结语：

新时代的高校档案工作，是高等学校治理体系和治理能力建设的组成部分，档案工作科学化的发展水平，不仅事关档案资源的安全保管和档案的利用工作，还事关高校教育科研发展和校园文化建设、社会服务、社会支撑。当前，高校档案工作存在档案工作思想观念相对保守落后、档案数字化建设滞后、档案管理体制机制滞后、档案管理人才短缺的弊端，要从思想理念、技术手段、制度机制、队伍建设等方面，推动高校档案工作从“保管型”向“服务型”、从“管理型”向“管理型”、从“分散型”向“协同型”进行转变。

参考文献：

[1] 砥砺奋进开创高校档案工作新局面——大连大学档案馆基本情况及先进事迹 [J]. 兰台世界 ,2024,(12):10.

[2] 常愉 , 王晓宇 . 基于档案利用视角下高校档案资源共建体系研究 [J]. 兰台内外 ,2024,(34):1-3.

[3] 王素洁 , 胡辉 , 朱聪 . 就业视角下高校学生档案管理工作研究 [J]. 佳木斯职业学院学报 ,2024,40(10):61-63.

[4] 朱雨虹 . 高校档案工作发挥育人作用的路径研究 [J]. 兰台内外 ,2024,(30):78-80.