事业单位档案管理规范化探讨

摘要：档案工作是事业单位管理的重要组成部分，规范化的档案管理是提高事业单位管理水平、提升服务能力的必然要求，当前事业单位档案管理工作还存在一些不容忽视的问题，如档案管理意识淡薄、管理制度不健全、管理方法手段落后等，制约了档案管理效能的发挥。推进事业单位档案管理规范化，要从强化档案管理意识、健全档案管理制度体系、创新档案管理技术手段等方面入手，建立科学规范的档案管理模式，为事业单位高质量发展提供坚实保障。

关键词：事业单位；档案管理；规范化；对策

引言：事业单位是在国家政权建设、经济建设、文化建设和社会建设中从事生产、经营活动的机构，承担着科技、教育、文化、卫生等领域的公益性服务，在国民经济和社会发展中发挥着不可替代的重要作用。科学规范的档案管理是维系事业单位正常运转的基础性工作，对促进事业单位依法依规开展工作、提高管理和服务水平具有重要意义。

一、事业单位档案管理规范化的内涵

档案管理规范化是依据国家有关法律法规和档案管理标准，对档案工作实施科学管理，有效提高档案管理水平的过程。事业单位档案管理规范化是以保证档案的真实性、完整性、可用性为目标，依据档案管理规范，对事业单位形成的具有保存价值的文件材料进行分类、整理、保管和利用的专门管理活动，档案收集规范化。事业单位在业务活动中形成的具有保存利用价值的各类文件材料，都应及时、准确、完整地收集到档案部门统一管理，收集范围涵盖文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、声像档案等，档案形式既有传统的纸质文件，也有电子文件等新型载体形式。应根据档案归档范围和保管期限，对文件材料进行筛选、整理，真实完整地反映本单位职能活动全过程。档案整理规范化，档案整理是对归档进馆的文件材料进行分类、组卷、编目、著录，使其条理化、系统化的过程，要按照档案分类方案，根据不同门类确定档号，分类组卷，同类文件按内容或时间顺序排列，达到案卷内容完整、组卷规范、检索方便的要求[1]。

二、当前事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识淡薄，规范性不足

事业单位作为服务型机构，对于档案管理的重要性认识不够，档案工作还未被普遍视为一项基础性、常态化工作纳入事业单位整体工作部署。一些单位重业务轻管理，档案工作流于形式，档案管理规范缺乏持续性、系统性，档案管理人员责任心不强，科学管档意识淡薄，对档案管理新理念、新标准学习领会不够，档案收集、整理、保管等环节的规范化操作还不到位。各业务部门对档案工作重要性认识不足，存在重部门利益、轻全局工作的现象，经常存在业务归档不及时、材料移交质量不高等问题，未能形成档案工作的整体合力。档案管理意识不强直接影响了归档的完整性、系统性。少数部门对文件材料归档缺乏统筹，文件零散堆放、随意处置，造成档案内容不完整、不系统，影响档案价值的有效保存。

（二）档案管理制度不健全，执行力度不够

尽管国家和各级档案主管部门相继制定出台了一系列档案管理规范标准，但在事业单位层面，档案管理制度的建设仍不够健全，已有制度执行不到位的问题较为突出。一些单位档案管理规章制度不成体系，未能涵盖档案工作各个环节，档案工作还处于“无章可循、无规可依”的状态，一些档案工作人员业务能力不足，对档案法规政策领会不透，执行不严，工作中也缺乏精细化的流程规范和操作规程，档案管理带有随意性。特别在电子文件日益增多的背景下，传统的档案管理模式已不能满足信息化时代的要求，但多数单位对电子档案管理的重视程度不够，尚未建立起完善的电子档案管理制度，在信息系统建设、数据标准制定、安全保密管理等方面都存在短板，电子档案的真实性、完整性、可用性难以保障[2]。

三、推进事业单位档案管理规范化的策略

（一）提高认识，强化档案管理规范化意识

事业单位要从增强“四个意识”、坚定“四个自信”的政治高度，深刻认识新时期加强和改进档案工作的重要意义，切实增强做好档案管理的责任感使命感。将档案管理纳入事业单位全局工作谋划，列入重要议事日程，与业务工作同部署、同落实、同考核，形成党委统一领导、档案部门组织实施、各部门通力配合的工作格局，要加强档案宣传教育，创新宣传方式，引导全体工作人员树立档案意识，自觉接受档案管理，养成良好的文件归档习惯。要强化档案工作队伍建设，完善教育培训机制，有计划地开展业务培训和知识更新，提升档案工作人员的政策水平和业务能力，树立规范意识、创新意识、服务意识，不断探索符合单位实际的档案管理新模式。建立健全档案管理工作的激励和约束机制，将档案工作纳入单位绩效考核指标体系，将各部门档案管理情况与部门负责人和相关人员评先评优、职务晋升等挂钩，调动全员参与档案管理工作的积极性。

（二）完善制度，构建档案管理长效机制

档案管理要以法治思维和法治方式推进规范化建设，以健全完善的制度规范为支撑，构建档案管理长效机制。事业单位要根据上级文件要求和单位实际，及时制修订档案收集、整理、保管、利用等环节的管理办法，做到制度规范全覆盖、无盲区，注重与单位各项业务制度的衔接配套，明确档案归档标准，细化文件材料的形成、积累、整理、移交要求，确保档案收集的系统性、完整性。针对电子档案管理的特殊性，制定电子文件材料归档、电子档案数据管理、电子档案信息系统运行维护等配套制度，明确电子档案范围和管理流程，规范电子档案著录、存储等环节标准。加强电子档案信息系统等信息化基础设施建设，采用云存储、大数据等先进技术手段，实现电子档案的规范化管理和集约化利用，加快传统载体档案数字化进程，有序开展档案数字化加工，逐步实现档案管理的数字化、网络化。

结语

事业单位作为公益服务的重要力量，必须准确把握新时代对档案工作提出的新使命新要求，将档案管理作为一项基础性工作来抓，持续深化治理变革，提升规范化水平。只有以高度的政治责任感和历史使命感，树立“以人民为中心”的工作导向，创新体制机制、健全制度规范，才能不断开创档案事业发展新局面，为推进国家治理体系和治理能力现代化提供有力支撑，用档案述说时代、记录历史、服务社会、造福人民。

参考文献

[1]宋丽伟.数字化档案管理在事业单位的运用探讨[J].兰台内外，2025，（07）：25-27.

[2]王宏鹏.事业单位纸质档案规范化管理策略与实施路径[J].华东纸业，2025，55（01）：61-63.