数字化背景下企业档案保密工作的挑战与应对措施

2024 年 2 月27 日，国家主席习近平签署第 20 号主席令，公布了十四届全国人大常委会第八次会议修订通过的《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》），自 2024 年 5 月 1 日起施行。保密法的颁布实施彰显了国家对保密工作的重视，对于拥有大量重要信息资源的档案工作更是做出了进一步严格的要求，在法律规范、流程优化、技术防护、责任界定等多个维度对档案管理提供了根本性的制度框架，也表明了在数字化背景下档案管理要向科学化、法治化方向发展。

一、数字化背景下企业档案的特点

传统企业档案多以纸质文件、实体磁盘等物理载体存在，管理依赖人工归档、实体存放和线下流转，其安全性与物理空间的可控性、流程的规范性深度绑定。而数字化背景下，企业档案的形态和流转逻辑发生了根本性的变化，呈现出与传统档案显著不同的特点：

1.载体数字化：从“实体依赖”到“技术依附”

传统档案的载体是可见可触的实体，其存在状态可通过物理清点直接确认，管理核心是“防丢失、防损坏”。而数字化档案彻底摆脱了实体载体的束缚，以电子文件、云存储数据等虚拟形态存在，其存储高度依赖计算机硬件、操作系统及云服务平台。这种“技术依附性”带来了新属性：一方面，档案可实现无损耗复制，且无需占用物理空间，极大的提升了存储效率；另一方面，载体的“无形化”也意味着档案的安全性不再取决于物理锁具，而是依赖系统稳定性，这与传统档案“单份损坏不影响整体”的特点形成鲜明对比。

2.传播便捷性：从“有限流传”到“无界扩散”

传统档案的传播受限于物理空间和流程门槛，一份纸质档案的利用需要经过各个环节，边界清晰可控。而数字化档案的传播完全依托网络，可通过共享文件夹、云协作平台等实现跨平台、跨地域的实时传输，打破传统档案的“物理边界”，从“线性可控”变为“网状扩散”。

3.易改性与隐蔽性：从“痕迹可辨”到“操作难溯”

传统档案的修改具有明显的物理痕迹，泄密多表现为实体档案的丢失或被盗，容易通过盘点发现，而数字化档案的修改则具有较强的隐蔽性，借助专业软件，只要获取权限就能对电子档案的内容、格式甚至是元数据进行无痕修改，且修改痕迹可通过删除系统日志、伪造操作记录等方式彻底消除。值得注意的是网络安全中更为无形的“远程窃取”，这种操作使得泄密行为更加难以及时发现，往往在造成损失后才被察觉，与传统档案“丢失即暴露”的特点形成巨大反差。

二、数字化背景下企业档案保密工作的主要挑战

1.存储载体安全的 “去中心化” 风险。数字化档案打破了纸质档案“集中存放、物理隔离”的存储逻辑，转向云服务器、本地数据库、移动硬盘等多元载体，这种“去中心化”存储模式直接放大了安全隐患。一方面，云存储依赖第三方服务商的安全能力，若服务器存在漏洞，企业档案可能成为“开放数据”。另一方面，本地存储的“隐形残留”问题突出，游离于核心系统外的档案副本难以被管理系统检测，可能因为设备丢失、被盗成为泄露源头。更关键的是，电子载体极易复制，让单份敏感的档案在短时间内生成数十个副本，风险快速扩散。

2.技术漏洞与攻击的 “常态化” 威胁。数字化档案的安全高度依赖技术系统，而技术漏洞和网络攻击的“常态化”让保密防线时刻面临考验。一方面，系统自身漏洞难以完全规避，企业档案管理系统可能因开发时就存在安全漏洞，成为侵入者的“突破口”。另一方面，技术迭代也会带来兼容性风险，新老系统进行数据传输时有可能会出现“无意识泄露”。

3.档案生命周期管理的 “全链条” 失控。数字化档案的“易复制、易修改、难销毁”特性，让其生命周期的保密管理难度显著提升。一是生成环节的电子档案元数据可以被篡改，档案真实性难以核验；二是在使用环节时档案被非法复制后，可通过各类渠道快速扩散，溯源难度极大；三是在销毁环节，电子档案被销毁后仍有可能残留于服务器备份、终端缓存等，有可能被不法分子通过科技手段重新获取数据。

4.内部人员风险的 “隐蔽化” 与 “高频化”。相较于外部攻击，内部人员引发的档案泄露风险更加难防范，且在数字化环境下呈现“隐蔽化”“高频化”特征。可以将原因分为过失类和恶意类，前者处于员工安全意识淡薄，后者会因为档案管理人员的主观行为造成档案主动泄露。

三、数字化背景下企业档案保密工作的应对措施

（一）强化技术防护，筑牢数字档案安全屏障

技术是数字化档案保密的基础防线，需针对电子档案的 “存储、传输、使用” 全环节部署安全措施：

1.数据加密与脱敏。对涉密档案进行静态加密和动态加密（传输加密），确保数据在数据库、服务器及终端存储时 “明文不可见”；对非必要场景下的敏感涉密信息进行脱敏处理，避免敏感数据在非授权场景中暴露。

2.严格访问控制与权限管理

基于 “最小权限原则” 建立分级授权机制：按照档案保密级别和岗位需求，给予不同人员不同的访问权限，避免 “越权访问”；采用多因素认证强化身份核验，结合密码、指纹、动态令牌等方式，防止账号被盗用。

3.部署安全防护设备与工具

从终端安全到网络安全，再到日志监控，层层防护。第一层要安装防病毒软件，禁止未授权设备接入档案系统，限制终端对涉密档案的窃取；第二层部署防火墙和入侵检测系统，拦截恶意访问，同一系统仅允许内网连接访问，避免设备介入公共网络从而导致数据泄露；第三层部署日志审计监控，记录对档案的操作行为，实时检测异常操作，及时预警风险。

（二）实施精细化管理，实现档案全生命周期保密

数字化档案的流动性强、易复制，需通过全生命周期管理实现 “事前预防、事中控制、事后追溯”：

1.档案分类分级管理。按保密属性将档案划分不同等级，针对不同级别指定差异化的保密策略，严格档案利用范围，对电子档案加注唯一标识，确保档案篡改可溯源，防止伪造或替换。

2.全生命周期闭环管控

形成“生成—存储—使用—流转—销毁”的全流程管理：生成时自动标记保密级别，存储时关联加密策略，流转时限制传输范围，销毁时避免数据残留，确保彻底销毁。

（三）加强人员管控，提升全员保密意识与能力

内部人员是档案保密的关键变量，需通过 “培训 + 约束 + 激励” 降低人为泄密风险：

分层分类保密培训。对全员开展基础培训，明确 “禁止私自拷贝档案、严禁使用公共网络传输敏感数据” 等底线；对档案管理员、核心岗位人员开展专项培训，提升其技术防护实操能力，重点关注档案涉密人员的风险防范意识，克服麻痹思想。

在数字化浪潮下，企业档案保密工作需彻底摒弃 “重技术轻管理”“重约束轻意识” 的传统认知。既要依托技术手段打造坚不可摧的 “硬防护屏障”，又要通过制度规范与精细化管理形成长效 “软约束机制”，更要以人员保密能力提升为核心筑牢 “主观思想防线”。唯有将保密要求深度融入档案收集、存储、传输、利用等全流程环节，才能在充分享受数字化高效便利的同时，牢牢守住企业核心信息安全的 “生命线”。

参考文献

[1]刘嘉铭. 数字化时代电子档案保密管理研究[J].中国管理信息化,2025,28(12):150-152.

[2]李硕.维护档案安全，筑牢保密防线——浅谈涉密档案管理中的保密工作[J].兰台内外,2025,(06):3-5.

[3]樊华,蒲大卫.新《保密法》视角下数字档案管理适应性变化的思考[J].机电兵船档案,2025,(02):98-100.