基建工程项目档案高效收集机制构建与精细化管理策略

引言

基建项目流程复杂，档案种类涵盖设计、施工、监理、验收等多个环节。传统管理模式由于标准不一、操作粗放、责任不清，影响信息完整性与应用效率。信息化转型正成为行业迫切需求。本研究结合典型单位数字化实践，围绕标准制度、系统融合、协同机制展开，对高效收集、精细调阅以及全周期共享三方面对策进行论证，为实现档案管理现代化提供路径参考。

一、基建工程项目档案管理的重要性

（一）保障工程全过程可追溯性的核心依据

工程项目具有周期长、环节多、参与主体复杂等特点，各阶段产生大量关键资料。档案作为项目运行过程的真实记录，贯穿设计、施工、验收及运维各阶段。系统化、规范化的档案收集和管理机制能有效地保存各决策、审批、施工日志和验收数据中的原始信息，从而为整个工程过程提供可供核查的历史依据。在发生质量争议或者合规检查时，档案可以为回溯分析提供有效的证据支持，确保项目的正当合规[1]。

（二）支撑项目风险防控与质量监管的基础支撑

工程项目的各种风险容易在隐蔽工程、设计变更和施工偏差中孕育。高质量的档案收集能够涵盖施工过程中关键控制点和变更轨迹，并有效地发现潜在隐患和风险节点。对档案数据进行动态分析和比较，可以为质量监督部门协助查找问题趋势和责任归属等方面提供翔实的数据支持。

（三）推动智慧建造与数字化转型的关键资源

在工程建设朝着数字化和智能化方向加快推进的大环境下，档案数据逐渐成为智慧建造体系的核心资产。工程档案沉淀了工程BIM模型，监测数据和设备运行记录这些高价值信息，为促进工程精细化管理和智能分析提供了重要依据。通过对档案进行数字化和结构化处理可以实现不同系统之间数据的高效衔接，为进度预判，成本控制和运维调度提供支持[2]。

二、基建工程档案收集与管理中存在的问题

（一）档案收集标准不统一导致信息缺失

目前基建项目档案收集环节普遍存在着制度规范落后，标准执行不一致等现象。不同建设单位和施工单位在档案内容认识和要求上有差别，有些工程没有统一数据格式和收集时限及提交要求，造成了一些关键资料不能及时存档而形成信息断点。有些工程，不太注意施工期隐蔽的工程记录，技术交底资料和设计变更记录，数据收集流于表面，造成归档内容残缺不全或时效性不强。在多承包方协作的复杂工程中，各方信息接口模糊，材料传递不畅，归档内容重复、遗漏并存。由于缺乏统一标准框架指导，不同专业、阶段形成的档案难以在后期整合，严重制约了项目数据完整性与后期管理利用的有效性。

（二）档案整理分类粗放影响使用效率

基建工程档案内容庞杂，涉及设计、施工、监理、采购、验收等多个环节，但在实际管理中，档案整理工作多停留在纸面归集与简单归类阶段。大量的档案都是按照时间或者承办单位作为基本分类依据进行分类，没有对项目进行统一编码与结构化处理，使得同一件事或者一道工序资料散落于多个档案盒内，很难被迅速抽取或者交叉检索。数字化转型的大环境下，虽然有的工程使用了信息化的管理平台，但是各系统之间的标准存在差异，数据格式不相容等问题，造成了“信息孤岛”的现象。在整理工作中，文档版本缺乏有效的鉴别和管理，存在着更新滞后，冗余档案比例偏高等问题，导致查阅难度大，判断错误等。档案在利用过程中通常依靠人工翻查进行管理，工作效率较低，很难满足工程项目高效调阅。

（三）管理职责不清与信息协同机制缺位

在多主体参与的基建项目中，档案管理职责划分模糊，常出现责任交叉或空白地带。一些项目未能在前期明确由哪一单位负责各阶段档案的收集、审核与归档工作，导致资料流转环节中责任推诿、接口断裂。部分施工现场对档案管理缺乏专人负责，文件收集、上传、移交等流程随意性强，档案形成依赖个人经验，管理水平参差不齐。在项目全生命周期中，设计、施工、监理等单位之间缺乏统一的信息接口与工作协同机制，常常各自为政，数据标准、格式和管理流程不一致，形成大量重复性劳动与数据碎片。项目交接阶段，档案移交缺乏系统化流程与验收机制，影响最终档案质量与完整性。

三、基建工程档案高效收集与精细化管理的优化对策

（一）构建标准化与信息化融合的收集机制

要建立涉及文件内容、格式规范、归档时限和元数据标签的档案收集统一标准体系，在项目合同中植入标准、招标文件的编制与质量管理流程是以刚性约束的形式实施的。信息化档案管理平台在工程开工阶段同步进行布放，从档案资料的源头收集、自动归类、实时归档等全过程线上线下运行。通过和BIM,项目管理系统和监理平台进行数据接口互通来自动生成归档文档以提高归档的效率和准确性。引进电子签章、时间戳等机制，确保档案法律效力和时效性，保证数据真实可信。将移动采集设备布设于施工现场，方便现场工作人员将图纸、记录、图像等信息及时上传，并建立实时更新和系统归集动态档案系统。

（二）推进分类分级管理实现档案精细化调阅

要根据工程项目不同生命周期特征和信息内容，建立多维度分类体系并对档案按专业类别，项目阶段和数据来源三个维度多重标签管理。建立分级管理机制对一般性资料，关键控制文件和法定存档材料进行区分，并设定差异化权限和审查标准。通过文档编码规范，统一命名规则和电子目录系统等措施来提高信息检索的效率和版本管理的精度。结合档案可视化技术建立关联图谱或者时序逻辑链使得调阅时用户能够迅速定位到自己需要的信息。介绍了一种基于用户角色和查询频次的智能推荐算法来对展示的内容进行动态的调整以提高调阅的精准度。通过对数据的结构化存储和标准化处理为以后的分析、评价、审计等提供了高可用的数据基础。

（三）建立多方协同平台强化全周期信息共享

应构建覆盖业主、设计、施工、监理、运营等各参与方的档案协同平台，实现多主体、多阶段的资料集中管理与同步更新。通过权限分级控制和任务驱动式信息流转机制确保了各个环节信息在报送，审核和归档等环节的有序流转。引入区块链或者分布式账本技术记录档案流转过程中的整个运行痕迹，提高了数据的可追溯性和安全性。将任务看板，进度节点提醒和自动归档触发器纳入平台架构，促进了管理行为的前置和节点责任的履行。鼓励参与机构在平台内设置专职档案管理员负责数据上传和审核工作，保证数据的规范、完整。结合项目竣工、移交及后期运维等需求，构建跨阶段数据联通机制以实现档案全生命周期价值的延伸和利用[3]。

结论

构建高效档案管理机制需从标准信息融合、分类分级调阅和全方协同平台三方面发力。标准制度与信息化系统深度嵌入流程，分类分级管理提升检索效率，多方协同平台实现实时共享与责任分明。这套机制不仅完善档案管理流程，还提升项目透明度与质量控制能力。研究表明，该方案对现实工程具有较高可操作性与推广价值，将为未来智慧建造档案体系建设提供重要支撑。

参考文献

[1] 陈 智 敏 . 档 案 安 全 保 障 管 理 机 制 的 构 建 [J]. 汽 车 博 览 ,2023(1):101-103.

[2] 王维娜.档案安全保障管理机制的构建[J].兰台内外, 2024(2):28-30.

[3] 金波,添志鹏,杨鹏.大数据时代档案数据治理运行机制建构[J].档案学研究, 2023(4):65-73.

作者简介：杨建苏，1979 年10 月1 日，汉，籍贯：湖南娄底，本科，档案系统初级职称。