新修订《档案法》视角下高校学生档案规范化管理策略探析

2021 年实施的新修订《档案法》，首次将档案数字化转型、信息安全保护等纳入法律框架，为各领域档案管理提供明确依据，高校学生档案记录学生在校关键信息，是人才培养质量的体现，更是学生后续发展的核心依据，管理规范性意义重大。当前部分高校学生档案管理存在理念滞后、内容不规范、数字化水平低、利用与保护失衡等问题，与法律要求存在差距，在此背景下，剖析法律对高校学生档案管理的约束与引导作用，探索规范化路径，既是落实法律规定的必然要求，也是保障学生权益、完善高校治理、推动高等教育高质量发展的现实需要。

一、新修订《档案法》视角下高校学生档案规范化管理的重要性分析

新修订《档案法》视角下的高校学生档案规范化管理，是落实法律要求、规避法律风险的基本前提，该法律明确档案管理主体需承担安全、信息保护、数字化建设等责任，规范化管理可从源头避免因内容缺失、信息泄露、数字化不合规引发的法律追责，确保管理符合法定标准[1]。其重要性体现在保障学生合法权益上，档案中的学历、成绩等信息直接影响学生就业、升学，规范化管理能避免内容错误、丢失或隐私泄露导致的权益受损，保障学生公平发展，从高校治理看，规范化管理可推动招生、教务等多部门协同，减少管理内耗，依托数字化管理体系实现档案高效检索与共享，为人才培养、就业服务提供数据支撑，助力治理水平提升。对社会而言，规范化管理能为用人单位、政府部门提供真实人才信息，保障社会人才评价体系准确，促进人才合理流动，为社会经济发展提供可靠信息保障。

二、新修订《档案法》视角下高校学生档案规范化管理策略

（一）强化法律意识，更新管理理念

强化法律意识是落实新修订《档案法》的思想基础，高校需构建分层分类培训体系，为档案专职人员开展专项培训，解读数字化标准、信息保护条款及法律责任，通过案例教学明确违法后果；为辅导员、教务人员等兼职群体，以线上课程、专题讲座普及归档法律要求；为全校学生，通过校园公告、新生教育宣传档案法律地位与自身权益，引导重视信息真实性。更新管理理念需突破传统思维，树立“法治化引领、服务化导向、数字化支撑”理念，法治化引领要求将法律条款转化为管理细则，如依据“档案安全责任”制定管理办法；服务化导向需转向主动服务，如就业高峰期提前梳理档案流转流程；数字化支撑需认可电子档案法律效力，将其纳入核心管理流程，高校需建立考核机制，将《档案法》掌握程度、理念更新实践纳入管理人员绩效考核，通过定期考核推动形成“学法、懂法、用法”氛围，从思想层面保障管理规范化。

（二）规范档案内容，严把“入口关”与“归档关”

严把“入口关”需依据《档案法》“真实性、完整性”要求，制定《高校学生档案材料准入规范》，针对新生档案，对接学信网、生源地招生部门验证材料真实性；针对在校材料，要求出具部门盖章并标注经办人以确保可追溯；针对毕业生档案，核对学历、学位证书编号与学信网一致性。审核流程需构建“双人审核、交叉复核”机制，由专职档案员与材料出具部门人员共同审核内容完整性与格式规范性，另一组人员交叉复核并形成记录归档，确保“入口”材料无错漏。严把“归档关”需结合《档案法》“定期归档”要求，制定《归档时间表》明确时限，如成绩单学期结束1 个月内归档、奖惩证明文件下发15 个工作日内归档，同时建立提醒系统避免延迟，归档分类需细化标准，分为学籍、奖惩、实践、毕业类模块，归档时填写《登记表》记录关键信息，实现全流程可追溯[2]。

（三）推进数字化转型，构建“纸电一体化”管理体系

推进数字化转型需依据《档案法》“电子档案法律效力”“数字化安全”要求，构建符合标准的电子档案管理系统，高校需调研成熟系统，明确数字化采集、元数据管理、检索查询等功能模块，采集模块需支持多格式导入并具备图像校正、OCR 识别功能，元数据模块按国家标准设置字段保障真实性，系统安全需采用数据加密、权限分级控制、操作日志记录、漏洞扫描等技术，建立异地备份机制防止数据丢失，落实“档案安全保护”要求。此外，还需构建“纸电一体化”需实现同步管理，电子材料直接入系统并打印纸质归档，纸质材料归档时同步扫描确保内容一致，利用与流转阶段实行“电子优先、纸电互补”，优先提供电子档案查阅，纸质档案流转需记录轨迹，信息更新时同步修改纸电档案并标注，符合《档案法》数字化要求，提升管理效率[3]。

（四）平衡利用与保护，优化服务与管控机制

平衡利用与保护需在《档案法》条款框架下优化机制，服务优化需简化流程，学生通过校园身份认证登录系统查询本人非敏感信息；用人单位通过“线上申请-审核-电子调档”流程获取档案，缩短调档时间，同时可拓展衍生服务，如为毕业生自动生成并加盖电子公章的成绩、表现证明，减少跑腿次数。管控机制需细化保护措施，明确敏感信息脱敏规则，如隐去身份证号中间数字、模糊家庭住址；按“最小必要”原则设置访问权限，不同岗位对应不同查看范围，所有操作记录日志；制定信息泄露应急预案，发生泄露时暂停访问、排查源头并通知相关人员，降低影响，通过优化服务提升效率，完善管控保障安全，实现“利用便捷化”与“保护严格化”平衡，符合《档案法》立法精神，兼顾档案服务价值与学生权益。

结束语：

总之，新修订《档案法》为高校学生档案管理提供了法治化框架，也对规范化管理提出了更高要求，高校学生档案规范化管理不仅是落实法律规定的必然举措，更是保障学生权益、提升高校治理水平、服务社会人才发展的重要支撑，通过强化法律意识更新理念、规范内容严把“两关”、推进数字化构建“纸电一体化”体系、平衡利用与保护优化机制，高校可逐步解决当前学生档案管理中的痛点问题，实现管理模式的法治化与现代化。未来，随着信息技术的不断发展与法律体系的持续完善，高校学生档案管理还需进一步探索智慧化管理路径，如利用人工智能技术实现档案自动分类与审核、依托区块链技术强化电子档案防篡改能力，同时持续关注档案相关法律法规的更新，动态调整管理策略，确保高校学生档案管理始终符合法律要求与时代发展需求，为高等教育事业与社会发展提供更优质的档案服务。

参考文献：

[1]龙安梅,黄建强. 全面从严治党背景下高校学生党员档案规范化管理 [J]. 办公室业务, 2025, (14): 121-123.

[2]邢佳欢. 教育改革背景下高校学 范化管 理研究 [J]. 兰台内外, 2024, (30): 84-86.

[3]朱雨虹. 信息化时代高校学生档案规范 化管 理探讨 [J]. 办公室业务, 2024, (09): 98-100.

作者简介：黄楚倪（1986.12），女 壮族 大学本科 ，主要从事工作：档案管理工作。