人工智能赋能高校人事档案智慧管理模式的创新探究

一、人工智能赋能高校人事档案管理的现实需求

（一）提高管理效率的需求

传统高校人事档案管理工作存在不少效率方面的瓶颈，档案的收集、整理以及编目等环节，大多时候依靠人工操作，这样做耗费时间与精力，而且还容易出现差错，就拿档案收集来说，工作人员要逐个与各个部门进行沟通协调，去收集教职工的各类信息，此过程繁杂琐碎且容易有遗漏情况发生。在整理和编目时，面对数量众多的纸质档案，人工进行分类和编号的速度较为迟缓，检索起来也很不方便，引入人工智能技术可提升管理效率，借助光学字符识别（OCR）技术，可以快速且准确地把纸质档案转变为电子文档，极大地节省了录入时间，智能分类算法可自动对档案开展分类和编目工作，提升档案整理的速度以及准确性。

（二）提升服务质量的需求

高校人事档案服务面向的对象较为广泛，其中包含学校内部的教职工，也涉及外部的用人单位、教育部门等，传统的档案服务方式所能提供的信息查询以及调阅服务一般较为有限，难以契合多样化的需求，以教职工办理职称评定、出国深造等事项为例，在此过程中，教职工需要档案部门提供相关证明材料，然而在传统方式下，获取这些材料可能需要花费较长时间，对教职工的办事进度产生影响。另外，人工智能技术可为高校人事档案服务带来较大提升，借助自然语言处理技术，用户可运用自然语言开展档案查询，系统可领会用户意图并给出准确结果，智能客服系统可以随时解答用户疑问，提供全天候的服务。

（三）保障档案安全的需求

高校人事档案覆盖了教职工的个人隐私信息以及关键工作经历等诸多内容，对档案安全具有关键意义，传统的档案管理方式于安全保障层面存在一定限度，纸质档案易受火灾、水灾、虫害等自然灾害影响，还易于被篡改、丢失，电子档案虽在存储和传输方面有一定优势，然而也面临网络攻击、数据泄露等安全风险。另外，人工智能技术可为高校人事档案安全给予全面保障，借助数据加密技术，对电子档案实施加密处理，以防数据在传输与存储过程中被窃取，人工智能的异常检测系统可实时监测档案管理系统的运行状况，及时察觉并预警潜在安全威胁。

二、人工智能赋能高校人事档案智慧管理模式的创新策略

（一）档案收集与整理环节的创新

在高校人事档案管理中，档案收集与整理属于基础且关键的部分，传统方式效率不高还容易出错，人工智能技术的运用会带来改变，在档案收集方面，运用光学字符识别也就是OCR 技术，可迅速且精准地把纸质档案里的文字信息转变成电子文本，像教师的职称评定材料、科研成果证明等，经过 OCR 扫描识别后，可直接录入档案管理系统，极大节省了人力录入的时间与成本。并且借助自然语言处理也就是 NLP 技术，可对收集到的文本信息开展语义分析和分类，系统可自动识别出档案内容属于教学、科研、行政等不同类别，达成档案的初步分类。另外在档案整理这一环节当中，机器学习算法可发挥关键作用，借助对历史档案数据展开学习，该算法可对档案的关键程度以及关联性做出预测，自动为档案实施排序与归档操作。

（二）档案存储与保管环节的创新

档案的存储以及保管属于保证档案安全并实现长期可用的关键环节，人工智能在此环节的应用可提高存储效率以及保管质量，在存储方面，运用分布式存储技术并结合人工智能算法，可依据档案的使用频率与关键性实施智能存储，像教师的教学评估档案、学生的学籍档案这类经常被查询的档案，会被存储于高速存储设备内，以此提升查询速度，而早期的教职工人事档案等不常使用却需长期保存的档案，则会存储于大容量的低成本存储设备中。借助人工智能的预测分析功能，可提前对档案存储需求作出预测，合理分配存储资源。

在档案保管阶段，引入智能监控系统，借助图像识别以及传感器技术，实时监测档案存储环境的温度、湿度、光照等各项参数，一旦环境参数超出正常范围，系统便会自动发出警报，同时采取相应调节措施，如开启空调、除湿机等设备，以此保证档案处于适宜的保存环境中。

（三）档案利用与服务环节的创新

档案的利用以及服务乃是高校人事档案管理的最终目标，人工智能技术可给用户给予更为便捷、高效且个性化的档案利用服务。其一。在查询服务这一方面，开发智能搜索引擎，把自然语言处理以及知识图谱技术相结合，用户可运用自然语言来开展档案查询，举例来讲，当用户输入“查找近五年获得国家科研奖项的教师档案”时，系统可领会用户的意图，迅速且精准地检索出相关档案信息。其二，在个性化服务方面，借助人工智能的推荐算法，依据用户的历史查询记录以及行为习惯，为用户推荐其可能感兴趣的档案信息，对于正在开展科研项目的教师而言，系统可推荐相关的科研成果档案、学术交流档案等。其三，在档案共享方面，运用区块链技术达成档案的安全共享，不同部门或者机构之间可在保证档案信息安全的条件下，实现档案的共享与交换。比如高校与教育主管部门之间可共享教师的职称评定档案、学生的学籍档案等信息，提升教育管理的效率与准确性。

（四）管理模式创新的保障措施

实现人工智能赋能高校人事档案智慧管理模式创新，需要一系列保障举措，首先，在技术保障方面，高校要加大对人工智能技术研发及应用投入，组建专业技术团队，负责档案管理系统开发、维护与升级，强化与科技企业、科研机构合作，引入先进人工智能技术及解决方案，持续提升档案管理系统性能与功能。其次，在人才保障方面，加强对档案管理人员培训，提升其人工智能技术应用能力与档案管理专业水平，培育懂档案管理业务又懂人工智能技术的复合型人才，为档案管理模式创新提供人才支撑。最后，在制度保障方面，制定完善档案管理制度与操作规程，明确人工智能在档案管理各环节应用规范与责任。同时也要加强档案信息安全管理，制定严格信息安全保密制度，防止档案信息泄露与滥用。

三、结论

综上所述，本文针对人工智能赋能高校人事档案智慧管理模式展开研究，阐述了其现实需求，如提高管理效率、提升服务质量以及保障档案安全等，随后从档案收集与整理、存储与保管、利用与服务等方面提出创新策略，如运用 OCR、机器学习等技术来优化各环节工作，还强调了技术、人才、制度、法律等保障措施有意义。经由这些研究，为高校人事档案管理引入人工智能技术给出了全面思路，可达成档案管理的智慧化升级。

参考文献：

[1]贾胜婷,戴星星. 探索新时代高校人事档案管理信息化的创新模式与实践策略[J].公关世界,2025,(08):84-86.

[2]赵霞. 数字化背景下高校人事档案管理模式探究[J].兰台内外,2024,(19):4-6.

[3] 吴伟莹. 大数据背景下高校人事档案管理模式创新分析[J]. 办公室业务,2024,(09):122-124.

[4]戴道珊. 高校人事制度改革背景下人事档案管理模式研究[J]. 办公室业务,2021,(01):152-153.