数智时代下档案信息化管理的安全风险与对策建议

摘要：信息技术的快速发展使社会进入数智化时代，档案管理正转向信息化。这提高了管理效率和资源利用，但也带来了安全风险。分析这些风险并制定应对策略，对保障档案安全和档案事业的持续发展至关重要。

关键词：数智时代；档案信息化；安全风险；对策建议

1数智时代下档案信息化管理的安全风险分析

1.1网络安全风险

1.1.1网络攻击风险

在数智化时代背景下，档案信息化管理需借助网络实现数据的传输与存储功能。但网络空间并非固若金汤，各类网络攻击事件频发。黑客可能会运用病毒、木马等恶意手段，对档案信息系统发起攻击，进而造成系统崩溃、数据遗失或外泄等严重后果。

1.1.2网络病毒风险

网络病毒构成了网络安全领域的一大隐患。它可通过电子邮件传递、文件共享等多种渠道，渗透到档案信息化管理的各个环节之中，诸如档案管理系统、数据存储装置等。系统一旦遭受病毒侵染，极可能导致档案数据被恶意篡改、删除或是加密处理，进而对档案信息的完整性与可用性造成严重影响。

1.2数据泄漏风险

1.2.1人为因素导致的泄露

在档案信息化的管理过程中，工作人员是直接参与并管理档案数据的关键角色。但不可忽视的是，部分工作人员或因保密观念淡薄、操作不当，甚或蓄意泄露，致使档案数据面临非法获取的风险。譬如，工作人员可能会将载有敏感信息的档案文件轻率地存放在未加密的移动存储介质上，抑或在公共网络环境中传输档案数据，这无疑加剧了数据泄露的潜在危机。

1.2.2技术漏洞导致的泄漏

档案信息化管理系统及存储设备或存在技术缺陷，这些缺陷有可能被黑客趁机利用，以窃取档案数据。具体而言，档案管理系统或许存在认证流程不健全、访问权限控制不严谨等状况，从而使得未经授权的用户有机会接触到敏感档案信息。

1.3管理风险

1.3.1管理制度不完善

在档案信息化的管理实践中，健全的管理制度是确保信息安全的根基所在。然而，部分机构或许因管理意识欠缺、制度更新滞后等因素，致使档案信息化管理制度存在漏洞。例如，可能未构建起档案信息安全责任追究机制，对于违背信息安全规定的行为，缺乏行之有效的惩处手段；抑或未制定完备的档案数据备份与恢复方案，一旦数据遭遇丢失或损坏，便无法迅速有效地予以恢复。

1.3.2人员培训不足

档案信息化管理的安全保障，在很大程度上仰赖于工作人员的专业素养及安全意识。然而，部分机构或许因培训资源匮乏、培训重视度不够等因素，使得工作人员对档案信息化管理的安全规范知之甚少。譬如，工作人员可能不清楚如何妥善运用安全防护工具、如何辨识网络攻击的征兆等，这无疑加大了档案信息化管理的安全风险系数。

1.4技术风险

1.4.1技术更新滞后

在数智化时代，信息技术发展日新月异。然而，部分机构或因资金匮乏、技术力量薄弱等缘由，致使档案信息化管理系统及存储设备的技术升级进展缓慢。例如，可能仍在沿用陈旧的操作系统、数据库管理系统等，这些系统或许存在已知的安全缺陷，难以有效抵御新兴的网络攻击方式。

1.4.2技术兼容性问题

在档案信息化的管理进程中，或许会运用到多种各异的技术与设备。然而，这些技术与设备间可能存在兼容性方面的难题，致使数据在传送及存储环节出现错误乃至丢失。举例来说，不同生产商制造的存储设备，其数据格式可能互不兼容，从而导致档案数据在迁移或备份时遭受损坏。

2数智时代下档案信息化管理的安全风险对策建议

2.1加强制度建设，完善档案信息安全管理体系

2.1.1建立健全的档案信息安全管理制度

机构应依照国家相关法律法规及行业标准，并紧密结合自身实际状况，制定出健全的档案信息安全管理体系。该体系需覆盖档案信息的采集、整理、保存、传输、利用及销毁等各个环节，清晰界定各环节的安全标准及责任承担者。例如，可设立档案信息安全问责制度，对违反信息安全规定的行为予以严厉处置；同时，建立档案数据备份与恢复机制，以保障数据的可靠性与可用性。

2.1.2完善档案信息安全标准规范

机构应主动参与或参考国内外档案信息安全相关的标准规范制定工作，以确保档案信息化管理的各项实践均符合标准规范之要求。譬如，可依据国家档案局颁布的《档案数字化外包安全管理规范》等相关标准，对档案数字化外包服务实施严谨的安全管控。

2.2提升档案信息化管理的安全防护能力

2.2.1加强网络安全防护

机构应当采用先进的网络安全防护设备和技术措施，诸如防火墙、入侵检测系统等，来防御来自外部的网络攻击。同时，需定期对档案信息系统开展安全漏洞扫描及风险评估工作，以及时察觉并修复可能存在的安全隐患。

2.2.2采用数据加密技术

机构应当对档案数据实施加密措施，以保障数据在传送及存储过程中的保密性与完整性。可运用对称加密、非对称加密等多种加密技术，依据数据的敏感级别及传输需求，选取适宜的加密方法。

2.3增强工作人员的安全意识和专业技能

2.3.1开展档案信息安全教育培训

机构应定期对员工进行档案信息安全方面的教育培训，以提升其安全意识及专业能力。培训内容可涵盖档案信息安全相关法律法规、标准规范、安全防护技术等知识点；同时，可通过案例剖析、实际操作演练等手段，增强员工对信息安全要求的理解和掌握。

2.3.2建立竞争激励机制

机构应构建竞争与激励机制，激励员工积极参与档案信息化管理的安全保障工作。可将信息安全工作融入绩效考核框架，对在信息安全领域表现优异的个人或团队予以表彰及奖励；同时，对违反信息安全规定的行为，需采取严肃的处理措施。

2.4确保档案数字化外包服务的安全可控

2.4.1严格审查外包服务单位资质

当挑选档案数字化外包服务提供商时，机构应严谨地审查其资质及信誉状况。应优先考虑具备涉密资质、信誉良好、经验丰富的公司进行协作；同时，需要求外包服务提供商提交详尽的实施计划及安全保障方案。

2.4.2加强外包服务过程监管

在档案数字化外包服务的实施过程中，机构应加大对服务流程的监管强度。可指派专人现场监督，或利用视频监控等技术手段，对服务流程实施全面监控；同时，要求外包服务提供商定期对其服务流程进行自查自纠与整改。

2.5加大资金投入和技术研发

2.5.1加大资金投入

机构应增加对档案信息化管理的资金投入，以保障各项工作的顺利进行。这些资金可用于购置先进的网络安全防护设备和技术、组织档案信息安全教育培训活动、研发档案信息化管理系统等多个方面。

2.5.2推动技术研发和创新

机构应积极促进档案信息化管理的技术研发与创新工作。可与高等院校、科研机构等携手合作，共同开展技术研发项目；同时，激励员工踊跃参与技术创新活动，以提升档案信息化管理的技术水平。

总结

综上所述，在数智化时代，档案信息化管理面临着网络安全威胁、数据泄漏风险以及管理与技术等方面的挑战，这些风险对档案信息的安全与管理进步构成了影响。机构应高度重视安全工作，通过制度建设、技术应用、人员管控、外包服务监督等措施来降低风险。采取这些举措，有助于推动档案信息化管理的持续进步，确保档案信息的机密性、完整性和可获取性。

参考文献

赵袁园.大数据背景下档案信息化管理安全风险研究[J].城建档案，2019，No.232（01）：21-22.

孟洁.档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020，No.599（01）：13-14.

张红.大数据时代数字档案信息安全风险分析及防范策略[J].黑龙江档案，2021，No.248（05）：54-55.

师立华.大数据背景下档案安全管理体系建设的技术思考[J].办公室业务，2021，No.371（18）：127-128.

孔旸.大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究[J].兰台内外，2020，No.293（20）：1-3.