数字化转型背景下档案信息化管理的现状、挑战与对策研究

一、引言

随着“数字中国”战略的推进和新一代信息技术的快速发展，传统的档案管理模式正经历深刻变革。档案信息化不仅是技术手段的变革，更是管理理念、业务流程与制度体系的全面升级[1]。尤其是在大数据、云计算、人工智能等技术不断渗透的背景下，档案信息化已从“电子化办公”走向“智慧化治理”。在这一转型过程中，各类档案机构既面临机遇，也遭遇多重挑战。

二、档案信息化管理的现状

（一）档案数字化程度不断提高

由于数字技术的迅猛发展，全国各级档案馆及机关单位普遍加快了传统纸质档案的数字化转型进程。许多单位建立了数字化档案管理平台，用户可通过内网或政务外网实现在线调阅与远程查阅，改变了以往“人找档”的传统模式，逐步向“档找人”智能服务方向转型[2]。

（二）档案管理系统逐步升级

为适应业务流程的信息化要求，越来越多的机关、企事业单位投入资金和技术资源，部署功能齐全、结构完善的档案管理系统。这些系统通常涵盖档案采集、整理、分类、鉴定、归档、统计与开放利用等核心功能，基本实现了从档案生成到归档的全过程数字化操作[3]。

（三）政策体系逐步健全

档案信息化的稳步推进，离不开政策制度的支持。近年来，国家档案局、工业和信息化部、国家密码管理局等有关部门陆续出台了一系列重要政策文件，如《电子文件管理暂行办法》《数字档案室建设规范》《国家电子文件管理试点工作方案》《党政机关公文处理工作条例》等，为电子档案的归档范围、管理流程、技术规范和安全要求提供了明确的指导[4]。

三、当前档案信息化面临的挑战

（一）技术标准尚不统一

电子文件归档、数字化加工、档案元数据结构等方面的标准存在不统一、适应性差等问题，导致不同部门、系统之间档案信息难以共享与整合，形成信息孤岛。

（二）系统间数据难以打通

尽管单位内部管理系统越来越多，但由于缺乏统一的数据接口标准与中台架构，档案管理系统往往无法与业务系统、政务系统有效对接，造成归档延迟、重复录入等问题，影响档案工作的整体效率。

（三）人员素质与能力匹配度不足

档案管理人员多数来自行政岗位或传统档案专业，信息化技术水平偏弱，缺乏对大数据、AI 等新技术的理解与运用能力。同时，技术人员则对档案业务流程不熟悉，二者协同配合不畅，制约信息化效能发挥。

（四）安全性与真实性难以保障

随着档案管理系统向互联网延伸，档案数据面临更高的泄露风险与篡改风险。特别是电子档案的原始性、完整性和法律效力，如何通过技术手段保障，成为各单位关注重点。

四、典型实践案例分析

以武汉市“数字城建档案馆”建设为例，该项目自 2021 年启动，致力于将“死档案”转变为“活数据”，更好地服务于政府决策与城市建设。项目组组建了专班，定期召开推进会议，明确问题清单，细化任务分工，强化跨部门协同，逐步形成了符合武汉市信息化发展水平的数字档案建设定位。

在技术应用方面，项目充分引入GIS、CIM、BIM、云计算、人工智能与大数据等新一代信息技术，构建以工程项目交付和馆藏档案为核心的数据归集机制，实现档案采集、管理、保存、利用等全流程数字化。通过信息化手段，推动纸质档案与电子档案的融合管理，逐步实现档案由传统介质向数字资源的转型。

（一）完善制度标准体系，夯实信息化建设基础

档案信息化的健康发展有赖于科学规范的制度标准体系。目前，不同单位在电子文件归档范围、元数据结构与技术接口方面仍存在较大差异，制约了资源共享与系统兼容。建议国家及地方政府在已有政策基础上，进一步细化和统一关键标准，特别是在档案数字化加工、数据存储格式、生命周期管理等方面出台具有操作性的指导规范。同时，应注重分级分类指导，结合单位信息化发展阶段提供差异化的建设指引，避免“一刀切”。为增强制度执行力，应同步加强对档案工作人员的政策培训，提升一线人员对标准的理解与执行能力，使制度真正落地生效[5]。

（二）推进系统集成与数据协同，实现“全流程归档”

信息系统“烟囱式”建设与数据孤岛问题依然严重，影响了档案信息化效能的充分释放。为此，应重点推进档案系统与业务系统的深度融合，打通数据采集、分类、归档、查阅等环节，推动形成“生成即归档、归档即利用”的闭环机制。例如，武汉市数字城建档案馆项目通过构建以 GIS、CIM、BIM 等平台为支撑的档案系统架构，实现了项目交付数据与档案馆藏数据的无缝衔接。这一模式为推动“边办边归”“档随数据走”提供了技术支撑，也为其他城市提供了可行路径。此外，应推动统一的数据接口标准建设，构建跨系统协同平台，提升跨部门、跨系统的信息共享效率。

（三）建设复合型人才队伍，提升信息化实战能力

档案信息化的推进对人才结构提出了更高要求。传统档案人员多缺乏信息技术背景，而信息化技术人员又不熟悉档案业务流程，形成“懂技术不懂档案”与“懂档案不懂技术”的割裂状态。因此，需加强复合型队伍建设。一方面，应通过专题培训、轮岗锻炼等方式，系统提升在岗档案人员的信息化能力；另一方面，积极引进具有系统开发、数据管理等专业背景的信息技术人才，参与到档案系统建设和维护中，推动业务与技术融合发展。此外，应鼓励高校设置“档案学+信息技术”的交叉课程，如数字档案管理、信息系统集成、数据安全等，构建可持续的人才培养机制，为档案信息化注入新活力[6]。

（四）强化数据安全与风险防控，守住档案信息底线

随着档案系统向云端、平台化方向发展，档案数据面临更高的安全风险。档案作为重要信息资产，其完整性、机密性和可追溯性直接关系到国家治理和单位运行的合法性与有效性。因此，应高度重视系统的安全架构建设，完善访问权限分级机制，落实“谁能看、谁能用、谁负责”的管理责任。同时，应用数据加密、日志审计、数字签名等安全技术手段，确保档案数据在传输、存储、调用等环节的安全性和可控性。对重要档案应建立“多点备份+定期检测+应急恢复”机制，有效防范数据丢失与系统故障。此外，还可以引入区块链等可信技术，用以保障档案数据的不可篡改性与原始性，增强其法律效力与管理透明度[7]。

六、结语

档案信息化建设是实现档案现代化管理、服务数字政府和智慧社会的重要路径。实践案例如武汉市“数字城建档案馆”和浙江省档案平台的探索，表明技术融合、制度保障与协同机制是提升信息化水平的关键。面对数字化转型新阶段的复杂形势，档案管理工作亟需在理念、技术、制度与人才等方面协同发力。通过不断夯实基础、完善机制、强化协同，我国档案信息化水平将在“数字中国”建设中发挥更加重要的支撑作用。

参考文献

[1]王迪.新形势下档案信息化建设研究[J].兰台内外,2025,(18):35-37.

[2]杨静.“互联网 +^, ”时代背景下提高基层行政单位人事档案公共服务水平的策略[J].兰台内外,2025,(19):1-4.

[3]段秀婷.信息化时代背景下科技馆档案归档与利用研究[J].兰台内外,2025,(19):44-46.

[4]孙璐.基于大数据技术的档案信息化管理研究[J].兰台世界,2025,(06):132-134.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2025.06.37.

[5]于莉,赵泽明,王春燕.基层档案室档案安全工作及维护策略[J].四川劳动保障,2025,(11):85-86.

[6]李鹏.大数据环境下事业单位电子档案管理研究[J].兰台内外,2025,(16):17-19.

[7]徐志刚.人防办加强档案信息化建设的策略研究[J].兰台内外,2025,(17):32-34.