信息化背景下加强基层档案管理工作的策略研究

摘要：在信息化背景下加强基层档案管理工作策略，既是档案行业应对社会信息化变革的必然要求，也是推动档案工作服务社会发展的重要路径。通过推动档案管理的信息化建设，不仅提升了档案的保存和管理效率，还充分发挥了档案信息的开发利用价值。未来，随着技术的不断进步和管理理念的深化，基层档案管理工作将进一步实现智能化、多元化发展，档案的社会服务功能将更加显著。因此，档案管理者应当继续探索创新之路，不断优化管理模式和技术应用，推动基层档案管理工作在新时代进程中实现更大的突破。

关键词：信息化；基层档案管理工作；策略

引言

做好基层档案管理工作是保障人民群众根本利益的重要事业。所以档案工作者要充分认识档案信息化建设的内涵，坚持问题导向、加强调查研究、深入全面掌握信息化背景下加强基层档案管理工作的策略，在实践中守正创新，在探索中开拓前行，更好地发挥档案工作服务经济社会发展的重要作用，做出新时期档案工作者应有的贡献。

1基层档案信息化建设概述与原则

1.1基层档案信息化建设概述

基层档案信息化是指在过去以纸质档案保存、人工手动管理查询与共享利用的模式为基础进行技术赋能的过程。其核心在于利用现代化信息技术，通过各类智能化设备、软件系统及平台进行档案资料的采集整合、分类管理、开发利用等活动，进一步应用先进技术手段优化配置信息，整合内外资源，实现海量档案的数字化转型、高效化管理与广泛化共享利用。

1.2基层档案信息化建设需要遵循的原则

一是安全性。安全是基层档案管理的关键原则，在基层档案信息化建设过程中要通过安全硬件与安全技术的深度应用，最大限度地保证其真实性、准确性与有效性，并且在发生数据被泄露、信息被篡改或文件丢失等安全事件时能够通过备份恢复机制迅速找回，切实保障档案存储安全。二是便捷性。基层档案信息化的主要目的是实现管理者对庞大档案信息资源的高效管理，这就需要相关部门单位通过建设先进管理平台，通过互联网的途径实现档案资源的在线归档、集中管理、智能分类与广泛共享，将线下的工作转移至线上，从而提高工作效率。

2信息化背景下加强基层档案管理工作的策略

2.1建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度对于提高组织效率、保护信息安全以及确保合法合规运营至关重要。首先，根据相关法律法规制定档案管理方针，明确档案的管理目标、范围和重要性。管理方针应该包括档案的创建、维护、使用、存储和销毁等全过程的管理要求。并根据法律法规和行业标准，制定详细的档案管理规范，明确各级管理人员和相关部门在档案管理中的职责与权限，确保每个环节都有专人负责，从而形成明确的管理体系；其次，设计和优化档案管理流程。建立档案分类和编码系统，将档案按照类别、重要性和业务流程等展开分类和编码，便于检索和管理。还需制定标准化的档案创建和更新流程，确保每个步骤都符合规范，避免遗漏和错误；最后，还需建立档案管理培训和监督机制，定期评估和审计档案管理工作，检查档案管理制度的执行情况和效果，发现问题并及时整改和优化。

2.2坚持科技赋能，不断提高档案管理信息化建设水平

在当前大数据时代背景下，数据化、电子化是基层档案管理工作发展的必由之路。因此，基层档案管理工作者可着手推进纸质及电子档案规范化统一管理渠道，逐步加强对纸质档案电子化、数据化的进程，利用数码扫描识别技术整理纸质档案，并对纸质档案设置数码电子标签，实现档案管理工作的自动化，在工作中可根据档案级别优先对重点环节和重点领域的档案实施电子化转化，采用纸质和电子双轨并存的管理模式，并不断丰富影像、音频、图片和电子表格等档案载体形式，提高日常查阅使用效率，同时以纸质档案作为电子档案的重要补充和原始支撑，充分发挥两种形式在各自领域的优势。此外，还应有序推进档案自动化建设进程，持续升级和优化完善档案管理软件功能，不断增强档案管理在收集、整理、备份、检索、查阅、引用和共享等方面的自动化和智能化功能。在此基础上，通过加密数据库提供档案管理身份认证扫描功能，实现数字化档案信息与完整的档案信息资料相结合的目标。

2.3加强培训与引入复合型人才

为了适应档案管理工作从传统的纸质存档管理到现代化、智能化、网络化的转变，要大力提高现有档案管理人员的业务能力、管理水平及数字化技能，同时积极引进复合型人才。通过定期培训，档案管理人员要熟悉现代档案管理系统的操作流程及基本原理，能够高效、准确地进行档案的存储、分类、检索、保管等工作。同时，在档案数字化进程中，档案管理人员要学习如何使用扫描设备、运用数据压缩技术等将传统档案转化为数字格式，并通过相关软件进行归档、存储与管理。另外，为了适应信息化时代档案管理的需求，仅依靠传统的档案管理人员已远远不够，急需引入复合型人才，以提升档案管理的整体水平。复合型人才通常不仅精通档案管理领域知识，还具备信息技术、数据科学、法律、管理等多个领域的知识。这种多领域的交叉知识背景能够帮助档案管理人员更好地应对信息化过程中遇到的复杂问题。复合型人才通常在技术和管理方面都具备较强的能力，能够承担档案管理项目的技术研发、系统建设、数据分析等工作，同时也能发挥团队管理、流程优化、标准制定等管理职能。

2.4强化信息安全保障

当前，档案数据安全已成为数字社会的关键议题，特别是在档案等领域，数据被泄露、破坏、失控等档案安全事件频发，造成巨大经济损失，凸显了加强档案保护的紧迫性。一是建立基层档案全生命周期安全的技术体系。建立覆盖档案收集、整理、利用、开发和共享等环节的矩阵式体系，重点应用加密技术、数据脱敏技术和云计算安全技术等，提升数据安全保障能力。二是完善预警机制。加强数据安全风险评估和监测预警，及时发现并处置安全事件，堵塞安全风险漏洞。三是加强队伍建设。常态化开展网络安全教育与培训，增设相关安全课程，提高安全风险意识，培养具备数据安全理论知识和实践经验的专业人才。加强档案数据备份意识培养，定期开展异地异质备份，确保档案数据的绝对安全。因此，在档案工作信息化建设进程中，务必始终注重电子档案的安全性，通过数字加密技术提高电子档案加密水平，强化网络安全防控，始终确保基层档案管理工作的安全、高效和可靠。

结束语

在新时代背景下，基层档案管理工作有其自身的普遍性和特殊性。普遍性指基层档案是我国档案治理体系的重要组成部分，随着我国相关政策的推进，基层档案的地位日益凸显，与其他档案一样具有档案管理的共通性。特殊性指基层档案涉及面广、基础薄弱、信息化任务艰巨，必须以更大力气提高档案治理效能。因此，伴随档案事业进入新时代，在信息化背景下加强基层档案管理工作策略具有非常重要的作用。

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