电子学籍档案管理在普通高中的探讨

1 当前高中电子学籍档案管理存在的问题

1.1 对学籍档案管理认识不足

信息化是我国学籍档案管理发展的必然趋势。但是由于目前的高中学籍管理仍停留在传统的纸质档案管理方式上，一些高中的管理者并未意识到电子学籍管理在高中的整体工作中所起的重要作用，仅仅以为电子学籍管理就相当于把电子学籍的数据录入到电脑上，这就使得对电子学籍系统的重要性和必要性的理解不够，很难充分地利用电子学籍档案管理软件和计算机操作系统的高效检索、查询等功能，最终造成高中学籍档案管理电子化工作成效提升不明显。

1.2 高中学籍档案的信息化率低

由于计算机技术的飞速发展和广泛应用，一些高中的学籍管理人员逐步认识到了传统的电子档案存在的弊端，而各个教育行政部门也都对电子档案的信息化提出了更高的需求。一些高中还没有充分利用信息技术来进行学籍档案管理，例如，一些高中仅仅依靠电脑等设备进行信息录入、存储和输出，这仅仅是电子学籍档案管理的一项功能，现代的电子学籍档案管理不仅仅是储存、印刷，还有快速查阅、异地办公、网络学籍传送等功能。从这一点可以看出，高中学籍档案的信息化水平还不够高，远远不能适应目前的需求，更不能适应学校的信息化建设。

1.3 高中电子学籍档案管理体系不健全

高中对于学生的学籍进行了一系列的管理，但由于实行的是长期的纸质档案管理，与当前的电子学籍档案管理工作不相适应。电子学籍管理中的电子学籍管理流程问题、电子学籍安全问题、学籍系统使用问题等方面还有待于进一步研究。

1.4 档案工作人员管理水平还需加强

我国高中学籍档案进入了信息化的时代，对档案工作人员管理水平提出了更高的需求。高中档案工作的主管除了要具有档案收集、整理、归档等基础素质外，还要具有一定的电脑应用能力，积极地接受和掌握最新技术。然而学籍管理者普遍年纪大、信息化水平低、基础电脑技术水平不高等问题，导致了学生信息收集工作缓慢、缺乏综合性，导致工作效率低下。

2 高中进行电子学籍档案管理的必要性

2.1 高中学籍档案信息化建设的要求

高中学籍档案的数字化是高中档案工作的一个关键环节。在学籍信息数字化建设并正式启用后，可以省去时间和精力去搜集、整理、归档，从而减少了管理人员的工作量，并大大提升了管理的效率。同时，建立高中数字化学籍档案，有利于促进电子学籍档案信息化发展。

2.2 高中学籍档案安全性的需要

由于传统的纸质档案大多是手工书写或印刷，在操作中容易出现磨损、丢失等问题，且很难恢复。而电子学籍档案则可以在电子设备上进行转接、查阅和存储，既可以方便快捷地操作，又可以防止学生的纸质档案出现磨损、丢失等问题，只要记下已被授权的登录账号和密码，就可以随时随地查阅。

2.3 学籍档案“网签”的实施要求

普通高中作为“中转站”，既要从义务教育时期获取学校的资料，也要把被录取的学生的资料转移到被录取的学校。而在以往的招生方式中，学生的档案大多是纸质的，要到所在的大学将纸质的档案交给录取的大学，也会出现纸质档案遗失、缺失、涂改等情况，这样审核就会比较困难。对于使用电子版的学生，学生档案可以在网上“网签”，既能有效地加快学生档案的传递速度，又能有效地防止纸质档案丢失等问题。

2.4 高中档案的多样化管理需求

普通高中生的学籍档案包含的范围很广，涵盖了学业成绩、奖惩、团员发展、课外实践等方面。随着教育教学改革和新课程的实施，教育、教学活动日益增多，档案的内容多种多样，各类资料的大量涌现，涉及大量的数据资料，传统的纸质学籍档案管理模式已经无法满足当下社会、教育部门、学校、家庭对档案多元化的需求。建立电子学籍档案，可以实现学籍信息的一体化、资源的统一管理，满足教育部门、师生、家长填报、查阅学籍档案，而且可以让老师及时掌握学生的学情，充分发挥学籍档案的价值，为教育改革和新课程的实施提供帮助。

3 高中电子学籍档案管理对策

3.1 加强档案工作队伍的专业素

首先，要提高高中学籍档案工作的基本知识和实践能力，培养学籍管理者的终身教育观念以满足日益发展的信息时代要求，提高高中学籍档案工作的信息化程度；其次，要加大对教师的宣传和培训，使所有教师充分意识到电子档案的重要性，并鼓励和支持他们为学生提供电子档案；加强对电子档案的防范，要正确地了解其可能造成的危害，严格遵守相关程序，并及时地安装相关的杀毒软件和防火墙；

3.2 健全必需的软件和硬件设施

随着高中电子学籍档案管理深入发展，高中电子学籍档案管理的软件和硬件设施建设势在必行。一是要配备具备一定电脑水准的工作人员进行电子档案管理工作；二是要加大经费，购买计算机、扫描仪、储存设备、档案管理软件等相关的硬件设备和软件，为高中电子学籍档案存档管理提供有力支持。实现电子学籍档案的共享，是提高档案使用效率的根本目标。学生和学生家长可以在查询权限内查看学生的学籍信息。在电子学籍档案的发展过程中，学生可以在网上查询个人资料、学习成绩和成长情况，同时还可以查询所在班级的总体情况，并据此制定相应的课程方案。通过这种方式，可以更好地为学生提供方便，实现学校的信息化管理。

3.3 建立健全电子学籍档案管理体系

高中电子学籍必须建立健全的管理体系。只有建立科学规范的管理规章制度，并对纸质档案和电子档案进行合理的整合界定，才能使两者之间的相互结合。教育主管部门要根据现实，针对学校的实际，制订统一的电子学籍档案管理体系，为电子学籍档案管理提供参考。

3.4 加强高中电子学籍档案数字化建设

高中电子学籍档案建设对于高中的档案工作有着举足轻重的意义。根据目前高中学籍档案管理的现状，大力推动电子学籍档案管理。第一，可以引进人脸识别、身份证识别等智能化技术，通过这项技术，可以实现信息录入、分类、分析等工作，既可以缓解工作负担，又保证了学籍档案管理工作的质量。二是要研制一个校园学籍档案的 APP，该 APP 不但可以方便学生操作，而且教师和家长可以通过APP 更好地掌握他们的学业和人生的发展趋势，指导他们的发展。教师、家长可以通过对孩子近期的成绩进行跟踪，如果发现孩子的学习状况不好，可以主动地进行指导，激发他们的自觉性，提高学习成绩。

4 总结

电子学籍档案管理是学生电子档案建设必不可少的一个重要环节。由于其内容涉及学生的个人信息，所以应实行严格保密管理制度，及时对学生信息进行动态调整和完善。我们要完善电子档案的内容、格式和工作流程，加强指导、完善制度、规范管理、提高效率、加强监督、提高电子学籍档案管理质量及效果。

参考文献

[1] 冯玉成 . 开放大学建设背景下学籍档案管理电子化建设研究 [J]. 内蒙古电大学刊 ,2022(02):103-105.DOI:10.16162/j.issn.1672-3473.2022.02.023.

[2] 万雅丽 . 普通高中电子学籍档案管理刍议 [J]. 兰台内外 ,2019(29):21-22.

[3] 彭艳晶 . 关于电子学籍档案管理的思考 [J]. 档案管理理论与实践 - 浙江省基层档案工作者论文集 ,2021(00):331-333.